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Cómo se hace un contrato de servicios fotográficos

Foto: Maksym Dykha

Aquí te decimos lo que debe incluir

Todo fotógrafo competente debería tener un formato de contrato, de hecho es uno de los puntos que separan a los aficionados de los profesionales. Para tener un negocio exitoso es muy importante dejar clara la manera en que se trabaja, es decir, especificar a detalle de qué constan nuestros servicios para que los clientes sepan qué pueden esperar.

Un contrato debe tener lo siguiente:

1.- Información general

Aquí se pone la fecha, nombre completo del cliente, dirección, teléfono, hora del evento o sesiones, así como hora de inicio y fin de nuestros servicios. También hay que incluir nuestro nombre completo y teléfono.

2.- Paquete de servicio

Se debe especificar el monto total que se compromete a pagar el cliente con números y con letra (no está de más). También hay que aclarar la forma de pago, si nos piden factura, el monto del impuesto, porcentaje de anticipo y fecha límite para hacer el pago completo.

3.- Cláusulas

Aquí se detalla la forma de trabajar

Reserva de la fecha. Lo normal es que para reservar la fecha se firme el contrato y se pague el anticipo.

Cláusula de Cooperación. Para que las fotos salgan bien es necesario que el cliente coopere y esté consciente de hacerlo.

Junta con el cliente antes del evento. Dependiendo del servicio, se puede necesitar una junta con el cliente para definir todos los pormenores del proyecto incluyendo peticiones personales, que nos diga qué actividades habrán y hablar de las expectativas del cliente.

Cargos adicionales. El paquete que ofrecemos puede incluir un número de horas de servicio, el tiempo extra puede o no tener un costo adicional.

Limitaciones del lugar. Si no son fotos de estudio estamos sujetos al lugar donde trabajamos (la iglesia, el salón o la locación). Dichos lugares pueden tener una mala iluminación o el personal de ahí puede estar mal organizado. Son cosas que salen de nuestro control y hay que especificarle al cliente nuestra postura cuando el personal del lugar interfiere o los invitados actúan como fotógrafos.

Derechos de autor y distribución de las fotografías. Hay que aclarar quien conserva los derechos de las fotos, cómo se van a distribuir, publicar y si está permitido que los clientes editen las imágenes.

Cláusula de cancelación ¿Qué pasaría si el cliente cancela el evento? ¿Se devuelve el anticipo o también el resto de los pagos realizados? ¿Se reprograma la fecha? Son preguntas que debemos hacernos para aclarárselas a los clientes de antemano.

Garantía ¿Qué pasaría si no pudiéramos asistir al evento? Esas cosas llegan a suceder, por ello siempre es bueno ofrecer algo extra si se diera esa situación.

Tiempo de entrega. Es la fecha en que le damos al cliente lo que habíamos prometido, así que aquí hay que preguntarse cuántos días se necesitan para editar el material e imprimirlo en caso de ser necesario?

Al final debe haber un espacio para que ambas partes lo firmen y nunca está de más anexar la cotización que le hayamos hecho al cliente.

Más vale aclarar todos estos detalles con el cliente para evitarnos dolores de cabeza y malos entendidos.

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