De acuerdo con la Ley General Tributaria (art. 66 a 70 y 115) los libros de contabilidad y otros libros registros obligatorios, según la normativa tributaria que proceda (IRPF, IVA, IS, etc.), así como los soportes documentales que justifiquen las anotaciones registradas en los libros (incluidos los programas y archivos informáticos y cualquier otro justificante que tenga trascendencia fiscal), deben conservarse, al menos, durante el periodo en que la Administración tiene derecho a comprobar e investigar, y en consecuencia, a liquidar deuda tributaria.
A partir del 12/10/2015, habrá que distinguir entre:
- el derecho de la Administración a determinar la deuda tributaria (liquidar), que será de 4 años, empezando a contar desde el día en que finalice el plazo voluntario de presentación de la correspondiente declaración o autoliquidación que se esté analizando. Todo ello, salvo que se produzca algún supuesto de interrupción del periodo de prescripción, en cuyo caso, comenzaría un nuevo periodo de prescripción, pudiéndose superar el plazo de 6 años de conservación previsto en el Código de Comercio.
- y entre la facultad de la Administración a comprobar e investigar, que no prescribe, hechos, actos, elementos, explotaciones, negocios, valores y demás circunstancias determinantes de la obligación tributaria, producidos en ejercicios prescritos, para que pueda determinar la deuda tributaria en ejercicios no prescritos.
En estas comprobaciones se podrá calificar (no solo realizar comprobación fáctica, sino también jurídica) con arreglo a la verdadera naturaleza de las operaciones, declarar el conflicto en la aplicación de la norma, o en supuestos de simulación, considerar el hecho imponible efectivamente realizado, si bien sólo para regularizar ejercicios no prescritos.
* En este caso de "comprobación", sólo hay una excepción en la no prescripción: el derecho a comprobar bases o cuotas compensadas o pendientes de compensar, y deducciones aplicadas o pendientes de aplicar, que tienen un plazo de prescripción de 10 años.
Por tanto, a la espera de que alguna jurisprudencia invalide lo anteriormente descrito, habrá que conservar más tiempo toda la documentación de ejercicios anteriores y ampliar el espacio de almacenamiento.
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