En el día a día de una empresa, hay un gran flujo de documentos que van y vienen. Algunos de esos documentos tienen un gran valor y son obligatorios por ley, de modo que debemos almacenarlos con cuidado y buscando la mayor protección y precisión.No vale que se estropee el ordenador y se borre todo el disco duro; si en algún momento Hacienda te pide que enseñes las facturas o cualquier otro documento, tienes que disponer de ellas.
Es verdad que cada vez trabajamos más en la nube, pero es precisamente por este exceso de confianza por el que se produce el descontrol.
Por qué es importante que conserves tus documentos fiscales
Muchos de los documentos fiscales que ya has entregado a Hacienda estarán accesibles desde la Agencia Tributaria. Sin embargo, hay otros documentos que hay que conservar y digitalizar en caso de que los recibamos en papel.
Por ejemplo, cuando nos hacen facturas en papel, es muy conveniente que dispongamos de ellas también en formato digital y las tengamos a mano en el momento de llevar a cabo nuestras cuentas.
Esto no sólo es importante a nivel legal, sino también organizativo. Cuando no unificamos todas nuestras facturas entrantes y salientes en un solo lugar, es fácil que al final haya desajustes en los números.
La mejor manera de almacenar y proteger tus documentos fiscales
Cuando dispones de un solo sitio en el que almacenas y guardas tus facturas, es mucho más complicado que se acaben perdiendo.
Es el caso de las empresas que trabajan con un software de gestión documental, lo que les permite llevar un control en el día a día de todos los documentos que entran y salen de la empresa, incluidos los documentos con importancia fiscal y contable.
La idea es que todos los documentos deben pasar por este programa en la nube, incluidos los documentos en papel. De esta forma se reducen errores humanos y se consigue unas mayores probabilidades de que no se pierdan documentos, dando lugar a posibles problemas con Hacienda en determinadas situaciones.
Gestionar bien los documentos fiscales
La gestión de la documentación fiscal de la empresa es una parte importante de tu negocio, aunque por supuesto es un asunto de orden legal y administrativo. Muchas empresas delegan estas funciones en personal contable o gestorías externas, pero lo cierto es que la gestión de la documentación también depende en gran parte de la propia empresa y sus procesos de trabajo.
¿Estás gestionando bien los documentos de tu empresa, o se producen pérdidas y errores de forma habitual?
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