En Colombia, de acuerdo con el Registro Único Empresarial y Social (Rues), 94,7% de las empresas registradas son microempresas y 4,9% pequeñas y medianas. Estas empresas generan alrededor de 67% del empleo y aportan 28% del Producto Interno Bruto (PIB) al país.
Las Pymes juegan un papel importante en la economía de Colombia, si éstas quieren ser exitosas deben innovar y utiliza la tecnología como su aliada. Los nuevos avances además de permitir ofrecer valores agregados a su negocio también minimizarán los riesgos de fracaso.
Las principales ventajas del uso de la tecnología en las Pymes están: elevar la productividad, reducir los costos, minimizar el fracaso de las empresas, tener un manejo más eficiente de los recursos, sistematizar los procesos, monitorear las finanzas, llevar un control de activos, manejarse como una multinacional y aumentar la competitividad a través de la toma de decisiones más inteligentes e informadas.
Existen diferentes tecnologías que las empresas pueden adaptar de acuerdo a su giro y objetivos empresariales, sin embargo, existen tres de ellas que toda empresa debería adoptar tanto para cumplir con las disposiciones gubernamentales como para asegurar su crecimiento, estas tecnologías son las siguientes:
1.- Facturación electrónica: por disposición oficial la factura electrónica en Colombia será obligatoria para las empresas a partir del 1 de enero de 2019, pero a pesar de su obligatoriedad, el uso de esta tecnología traerá importantes beneficios para los negocios. Con el uso de la factura electrónica habrá un ahorro de hasta el 80% del uso del papel, lo cual reducirá los riesgos de pérdida de los documentos y agilizará los procesos contables y administrativos.
2.- Digitalización: la digitalización es el proceso de captura de documentos en soporte físico a un medio digital, para las empresas es de gran importancia ya que ayuda a prevenir pérdidas de información importantes y a tener todos los datos centralizados y clasificados para su uso posterior.
3.- Gestor de contenido: con un software de gestión de documentos las empresas asegurarán que su información se encuentre organizada, lo cual ayudará a que los procesos sean más eficientes y elevar la productividad de la empresa. La gestión documental capturará, almacenará y recuperará la información del negocio para que se pueda tener acceso de forma centralizada y sencilla.
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