Lo primero que debes saber es que la digitalización de documentos es pasar la documentación física a un formato digital a través de la captura de documentos y scanneo de información con el objetivo de lograr que la información sea más accesible.
Las principales razones por las que deberías digitalizar tu información son:
-Ahorro de espacio, ya no tendrás que guardarla en archiveros o pagar bodegas para su almacenamiento.
-Disponer de la información en forma rápida y accesible. ¿Te imaginas no pasar horas y horas buscando un documento y para colmo no poder encontrarlo? Con la digitalización esos problemas terminaron.
-Mayor seguridad de la información, aunque tengas archivos o bodegas el robo de información puede ser muy fácil, en cambio si está en formato digital podrás restringir su consulta y blindarla con claves y métodos altamente eficaces de seguridad.
-Disponibilidad de la información a través de dispositivos móviles. Actualmente el teléfono celular y los dispositivos se han convertido en indispensables y es vital que puedas acceder desde ellos a toda la información sin necesidad de estar físicamente en tu oficina.
-Responsabilidad social, este tema muchas veces en relegado a segundo término pero es un hecho que todos tenemos responsabilidad por el cuidado del medio ambiente y debemos optar por medidas que ayuden a cuidarlo, y la digitalización es una solución importante para disminuir el uso de papel, así como de tinta.
-Compartir información para crear mejores flujos de trabajo. Al tener la información digitalizada será más fácil compartirla tanto con los colaboradores de la empresa, así como con socios del negocio, ya no será necesario recurrir a la mensajería que además de ser tardada ponía en peligro la información.
-Ahorro en inversión de mantenimiento: si se contaba con un gran archivo era necesario que se designara un presupuesto para darle un mantenimiento, con la digitalización esto ya no tendrá que ser necesario.
-Resguardo de la información en buenas condiciones: los documentos con el paso del tiempo comienzan a deteriorase debido a las condiciones ambientales en las que se encuentren, si es información muy importante muchas veces ya no podía ser consultada debido a que el documento podría dañarse más, pero con la digitalización la información permanece intacta para ser revisada.
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