También conocido como gestión de contenido empresarial, ésta es una solución que se adapta a las características de cada empresa brindándoles la oportunidad de migrar sus datos físicos a una base completamente digital para aprovechar los beneficios de la información en línea.
Y es que las empresas tienden a generar una importante cantidad de volumen de información, la cual deben gestionar para tener una buena organización, eso incluye la captura de documentos, así como su orden.
Una de las principales razones por las cuales los negocios no inician con un proceso de digitalización es por la falta de tecnologías necesarias para la migración de la información, y al no invertir en la misma los documentos continúan acumulándose por lo que el rezago es cada vez mayor.
La digitalización no sólo es una solución para mejorar la organización y gestión de la información de la empresa, se ha convertido también en algunos casos en una obligación, ya que algunas reformas ya exigen el envío de información por medios digitales.
Pero si esto aún no es suficiente para convencerte de la necesidad de digitalizar tu empresa a través de la gestión de documentos, aquí compartimos contigo algunos beneficios de hacerlo.
-Ahorros gracias a la disminución de costos como el uso de papel, espacios de almacenamiento y personal que clasifique y resguarde la información.
-Más seguridad de la información de tu negocio y clientes, ya que son sistemas con altos estándares de seguridad que además de estar blindados contra ataques cibernéticos también son
sistemas más seguros que los tradicionales ya que si hay un incendio, terremoto o inundación la información está respaldada y puede ser recuperada de manera íntegra.
-Fácil acceso a la información, los documentos pueden ser consultados en cualquier lugar y momento, sólo se requiere un dispositivo con conexión a Internet.
-Mejor gestión y organización, el sistema permite encontrar la información necesaria de manera rápida.
-Eleva la productividad de los empleados ya que facilita el uso de documentos de manera colaborativa, facilita su búsqueda y mejora los procesos internos.
Lo más recomendable para dar el primer paso al uso de un gestor documental es encontrar la asesoría más especializada que te ayude a encontrar la solución que se ajuste a tu negocio.
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