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En estos tiempos, cargados de actividades, en el que las horas parecen no alcanzar, son cada vez más las empresas que tienen inconvenientes con sus trabajadores a la hora de analizar las jornadas laborales. Lo que ocurre, en muchas ocasiones, es que no se está haciendo una buena gestión del tiempo, no hay planificación de las horas de trabajo y esto inevitablemente redunda en baja producción.
La gestión del tiempo es clave tanto a nivel personal como en una empresa y para poder lograrla hay distintas alternativas que podemos analizar. Hacer un calendario online, llevar una hoja de ruta, dividir tareas, son prácticas muy útiles que todo el mundo puede implementar.
Gestión del tiempo: ¿cómo optimizar las tareas?
Lo primero que debemos hacer para armar una buena gestión del tiempo es individualizar el problema. Saber qué o cuáles son las cosas que nos llevan a perder horas. A estos factores externos se los conoce como “ladrones del tiempo”.Los ladrones de tiempo son aquellos factores que consumen tiempo indiscriminadamente. Si los identificamos podremos preparar una estrategia para minimizarlos todo lo posible.
Analicemos entonces algunos de esos “ladrones” que atentan de manera directa contra el tiempo de trabajo. Es que ellos afectan directamente en una baja de la concentración y luego impacta en la productividad y en un aumento en la probabilidad de cometer un error
Controlar el uso del teléfono celular
No es una novedad: cada vez pasamos más tiempo frente a la pantalla de los dispositivos móviles y son cada vez más los usos que le damos al teléfono celular. Es por eso que se han transformado en uno de los mayores ladrones de tiempo. Interrumpir una tarea prioritaria por atender el teléfono nos hará perder nuestra concentración y nuestro tiempo.Hay que entender que un mensaje personal o una llamada no siempre resulta algo prioritario. Si recibes una llamada y estás realizando una tarea importante no te preocupes, el interlocutor te dejará un mensaje en el buzón de voz que luego se podrá chequear cuando termine la tarea. Si quien llama insiste, entonces debes tomar la llamada pero ser breve y directo.
Las visitas en el lugar de trabajo
Cuando llega gente al trabajo sin aviso previo se trata de lo que llamamos visitas no deseadas. El único motivo por el cuál deberíamos atender una visita no deseada es si se debe a una situación límite. Un ejemplo claro de esto es llevar una noticia relacionada a un familiar que tuvo un accidente o un problema serio de salud. En cambio, si sólo se trata de asuntos que no son relevantes afectará a nuestra gestión del tiempo y alterará la rutina de la jornada.La catarata de correos electrónicos
Con el crecimiento de la era digital aparecieron los correos electrónicos que ganaron terreno en las relaciones personales y se transformaron en uno de los males. ¿Cuántas veces al día, a la hora, somos capaces de revisar el correo? Seguramente demasiadas. Ver, leer, responder o gestionar el correo electrónico es una tarea que puede prolongarse mucho más de lo recomendable.Por ello, deberías fijar un intervalo de tiempo fijo para revisar correos y contestarlos. También se recomienda usar filtros, etiquetar correctamente, fragmentar la bandeja de entrada son algunas opciones básicas que todos deberíamos tener.
El uso y el abuso de las reuniones
Si bien a veces son necesarias, en ciertas ocasiones se hace un abuso de ellas e incluso se utiliza mucho más tiempo del necesario. Entonces si queremos lograr una adecuada gestión del tiempo deberemos asistir sólo a aquellas reuniones o videollamadas que tengan un objetivo definido. Las reuniones no tienen por qué ser improductivas, es más, una reunión con los objetivos bien definidos ayudará a planificar las tareas ahorrándonos mucho tiempo.Aplazar tareas
Dejar para otro día aquellas tareas que no sean de nuestro agrado, puede ser contraproducente a la hora de gestionar el tiempo: se pierde demasiado tiempo buscando excusas para aplazar la tarea. Lo que hay que hacer es afrontarlas cuanto antes y sacarlas en el menor tiempo posible.La organización en era multitasking
Puede parecer muy productivo contar con personas que hagan varias tareas a la vez. La realidad es que la multitarea es otro de los grandes ladrones de tiempo. ¿Cuántas veces estamos terminando un informe pero antes de finalizarlo recordamos que tenemos que contestar un correo o atender un asunto personal? Lo ideal es que tomemos nota de lo que tenemos que hacer para poder realizarlo una vez que terminamos lo que estamos haciendo.La importancia de tener un plan
A la hora de gestionar el tiempo, una muy buena opción cuando llegamos a nuestro lugar de trabajo es utilizar los primeros 30 minutos del día para crear una lista de tareas diarias que se adapten a la planificación semanal de tus objetivos.Es importante darle prioridad a las tareas para ese día estableciendo un punto de referencia de rendimiento. Por ejemplo, si tienes 20 tareas para un día determinado, ¿cuántas de ellas realmente necesitas llevar a cabo en el mismo día?
La gestión del tiempo es un asunto que debe ser tomado en cuenta con seriedad y responsabilidad tanto a nivel individual como empresarial. Afectará para bien o para mal en la organización diaria de los equipos y en los resultados.
Porque además de tener beneficios productivos, vamos a lograr que el personal esté a gusto en su trabajo ya que sentirá que su tarea fue realizada de manera correcta y en los tiempos establecidos. De esta manera tendrá margen para otras ocupaciones e incluso para descansar.
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