Una base de datos es una colección organizada de información. Las pequeñas empresas pueden utilizar las bases de datos de diversas maneras. Una base de datos puede ayudarle a organizar la información sobre sus clientes. Una base de datos puede contener información sobre su inventario de productos. Una base de datos puede rastrear ventas, gastos y otra información financiera.
Si necesitas una base de datos, pero no quieres empezar de cero, siempre existen profesionales en el sector que pueden ayudarte a despegar en un inicio como CoRegistros, una empresa especialista en el sector de las bases de datos de clientes.
Utilidad de las bases de datos
El propósito de una base de datos es ayudar a su negocio a mantenerse organizado y mantener la información fácilmente accesible, para que puedas utilizarla. Pero no es una solución mágica para todos tus problemas de datos.
En primer lugar, debes recopilar e introducir los datos en una base de datos.
En segundo lugar, es necesario organizar y extraer información de una base de datos para que sea utilizable. Para ello, normalmente se necesita un programa de software que ayude a organizar los datos, extraerlos, moverlos y utilizarlos.
Base de datos frente a hoja de cálculo
Muchas pequeñas empresas son grandes usuarias de Microsoft Excel o de hojas de cálculo de Google. Una hoja de cálculo puede parecerse a una base de datos. Pero una hoja de cálculo tienes sus limitaciones, no tiene tantas opciones como una base de datos para grandes volúmenes de información.
Además, obtener información dentro y fuera de las hojas de cálculo puede ser difícil. Es posible que tenga que realizar muchas entradas de datos manuales o exportar e importar datos manualmente a otros programas. Además, no es fácil manipular los datos de las hojas de cálculo, es decir, analizarlos, moverlos a otras aplicaciones o ejecutar informes con ellos.
Las bases de datos pueden hacer que tu organización sea mucho más eficiente y proporcionar a la administración información valiosa. Ayudan a dar sentido a su información. Los datos pueden ayudarte a hacer que tus productos y servicios sean más valiosos. El análisis de lo datos puede ayudarte a vender más.
Por ejemplo, si eres el dueño de una tienda on line, puedes utilizar una base de datos para su sitio web para hacer un seguimiento de los datos de los clientes, compras, precios y otra información. Esto se puede transferir directamente a tu sistema de contabilidad, ahorrándote tiempo para recopilar los datos, encontrar la hoja de cálculo correspondiente e introducir los datos tú mismo.
Con un software sofisticado, estos datos pueden ser utilizados sobre la marcha para hacer sugerencias de compras adicionales. Los datos también pueden ayudarte a gestionar los niveles de inventario, para saber cuando el inventario está bajo o cuando algo está fuera de stock.
Bases de datos para empresarios no técnicos
Para los propietarios de pequeñas empresas y el personal que no es de IT, las bases de datos realmente necesitan ser envueltas en un programa de software para ser útiles. A menos que estemos en funciones de tecnología, la mayoría de nosotros no codificaremos y accederemos directamente a una base de datos MySQL.
Utilizas las bases de datos todo el tiempo y puede que no se te des cuenta. Los servicios de software en línea que utilizamos hoy en día tienen algún tipo de base de datos incorporada. Un programa de software de contabilidad o una aplicación de comercio electrónico, tendrá una base de datos dentro de él.
Eso es genial si necesitas un programa de contabilidad estándar o una tienda de comercio electrónico.
¿Pero qué hay de las partes de tu negocio con flujos de trabajo únicos? ¿O procesos que son únicos para tu negocio?
Ahí es donde las aplicaciones de bases de datos no técnicas llegan hoy en día. Con una de las bases de datos para empresas (a veces llamadas bases de datos de escritorio), puedes configurar y personalizar una base de datos específica para su empresa y su flujo de trabajo, sin necesidad de ser un programador.
Microsoft Access es uno de ellos. Quick Base es otra que es razonablemente amigable para el personal que no es de IT, e incluso se puede usar para crear aplicaciones móviles. Filemaker es una tercera opción muy popular, y es especialmente popular para Mac, iPhone y iPad.
Este tipo de bases de datos para empresas pueden utilizarse para almacenar, rastrear y utilizar datos que tal vez no encuentre en un programa de software disponible. Puedes utilizarlos para crear cuadros de mando ejecutivos personalizados. Pero no tienes que contratar a un desarrollador de software.
Usar una aplicación de base de datos de escritorio es como desarrollar aplicaciones de software personalizadas para tu negocio, sin la complejidad y el gasto de programación.
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