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5 Tipos de Sistemas de Información que Utilizan las Empresas Exitosas

Hice un análisis de sistemas que ayudan a las empresas a obtener mejores resultados en áreas administrativas, operativas y de ventas.

Estas plataformas  son utilizadas por las empresas mexicanas más exitosas  debido a que permiten automatizar procesos y simplificar actividades.

Hay diversos tipos de sistemas de información, pero estos son los 5 que debes comenzar a utilizar en tu empresa.

1.- Sistema de Nómina (Mejora la gestión de tus empleados) 

Los mejores sistemas de nómina optimizan los procesos del departamento de recursos humanos y contabilidad. 

Estas plataformas  encargan de registrar y controlar correctamente la información relacionada con la nómina de los trabajadores.

La automatización de este proceso ayuda a ser más eficiente el tema de los pagos de nómina debido a que mejora tiempos, disminuye esfuerzos y costos, evita errores humanos y aumenta la productividad en general.

El software te permite hacer lo siguiente:

Registrar el horario de trabajo

Generar historial de los pagos e informes.

Recopilar y almacenar información.

Automatizar los procesos y actualizar información.

Controlar y calcular impuestos y retenciones.

Realizar los pagos correspondientes en tiempo y forma.

Generar y enviar comprobantes.

Notificar sobre vencimientos.
Si  el volumen de tu personal ha aumentado y aún haces gestión de las nóminas de forma manual, lo recomendable es que si aún no cuentas con este sistema lo implementes y evalúes pues puede ser la clave para mejorar.

ventajas y desventajas de los sistemas de información


2.- Sistemas de Facturación Electrónica (Optimiza los procesos de cobros y pagos)

Son plataformas en línea que emiten CFDI de forma automatizada y puede enviar a los clientes por correo electrónico inmediatamente, esto permite una atención rápida y directa para cumplir con las obligaciones fiscales.

Este también te ofrece otras herramientas que te ayudarán en la administración de tu empresa, como informes de cuentas diarios, almacenamiento de datos de los clientes, control de la facturación entre otras necesarias para que todo funcione.

Puedes tener la seguridad de que siempre podrás tener acceso a la información y disponer de datos para emitir una factura desde cualquier lugar, pues la mayoría de los sistemas de facturación guardan la información directamente en la nube.

Implementar este software te puede ayudar a hacer lo siguiente:

Facturación de CDFI en línea

Facturas con retenciones de impuestos

Recibos de Nómina

Cotizaciones Facturadas

Control de facturas y datos de clientes

Contabilidad de tu Empresa

Crear recibos de honorarios

Complementos de pagos
Utilizando esta herramienta puedes ayudar a tu negocio pues puede mejorar la administración de tus ventas del mes y facturaciones hechas, también puedes ahorrar tiempo automatizando el envío de CFDI, lo cual puedes personalizar de acuerdo a tu marca.

Existen muchas organizaciones que proporcionan este servicio, pero antes de elegir uno conoce cada uno de ellos, así como sus herramientas y si cumple con lo que necesitas para implementarlo en tu empresa.

3.- Programas de Contabilidad Electrónica (Ayuda tener mejor control fiscal)

Este sistema de información es clave tanto para Pymes como empresas de gran tamaño.

Este es un programa informático con el que se gestiona información contable para hacer más simple y fácil el generar y almacenar archivos sobre la contabilidad de una organización.

Ayuda a los involucrados a llevar adecuadamente las cuentas de la empresa para presentar a las autoridades cumpliendo los requisitos legales del país, debes saber que las empresas están obligadas a digitalizar sus cuentas y presentarlas de forma electrónica.

La contabilidad electrónica procesa la información, automatiza la mayor parte de las tareas que anteriormente un contador realizaba de tal forma que logra reducir errores y la duplicación de datos.

Con este programa se pueden registrar transacciones comerciales que realicen los contribuyentes de forma electrónica, para después enviar los archivos, también se pueden hacer:

Catálogo de cuentas con activos, pasivos, capital, ingresos, gastos entre otros.

Balances Generales donde se  registran los movimientos.

Pólizas contables con las que se identifica cada operación.
Si llevas tu mismo tu contabilidad lo mejor es que cambias un buen programa que te ayude a mejorar tus cuentas y que se encuentren reguladas de acuerdo a la ley, recuerda escoger el que más se acomode a lo que tu negocio necesita.


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4.- SGA (Software de gestión, orden y control de almacén)

Un Software de Gestión de Almacenes es una herramienta comúnmente utilizada para controlar, coordinar y optimizar movimientos, procesos y operativas que se realizan dentro de un almacén.

Su principal objetivo es gestionar de forma digital y accesible todas lo que entra, salen y se gestiona en cualquier almacén, también permite integrar sensores y dispositivos específicos que llevarán un registro correcto de la mercancía. 

Estas son algunas de las principales funciones con las que cuenta un SGA:

Gestión de entradas al almacén

Minimiza el tiempo de los movimientos

Notificaciones por disminución de stock y pedidos

Control y gestión de la ubicación de las unidades de carga

Gestión de control de stock de mercancía

Gestión del control de las salidas del almacén
El contar con este tipo de software es una gran ventaja si cuentas con una empresa con un amplio stock de productos, de esta forma gestionar tu almacén de esta forma te dará la oportunidad de ofrecer un mejor servicio a tus clientes.

5.- TPV (Terminales en el Punto de Venta)

La TPV es un dispositivo que permite aceptar y procesar pagos con tarjetas de crédito y/o débito, incluso con vales de despensa y monederos electrónicos, así como también ayuda a mejorar la administración de un negocio.

A través de este medio puedes se realizan pagos de forma electrónica sin importar el banco del que proceda, con la TPV cuenta con un software que procesa información, válida el saldo y lo transfiere a la cuenta del negocio.

Su principal ventaja es que es un único dispositivo de fácil uso, que solo con hacer algunos movimientos ya habrás realizado un cobro sin utilizar efectivo.

Esta herramienta te permite hacer diferentes movimientos como:

Realizar cobros con tarjeta de crédito

Cobrar con otros medios como monederos electrónicos y vales

Recibir pagos con códigos QR o tarjetas virtuales

Generar un historial de cobros

Gestionar tu inventario

Verificar tus ingresos
Y lo mejor es que no es necesario obtener una terminal bancaria, ya que existen otros tipos como los lectores que se conectan a un dispositivo móvil o incluso tu mismo celular se puede volver una.

Este es uno de los primeros sistemas que debes implementar al abrir tu empresa pues actualmente el pagar a través de formas electrónicas se ha vuelto más popular y es necesario que cuentes con tu terminal.

Te traerá grandes beneficios como generar un historial bancario, será más fácil administrar tus ventas y tendrás más posibilidad de ganar nuevos clientes con estas modernas formas de cobrar.

Como puedes ver muchos de estos son primordiales para que cualquier tipo de empresa los adapte a su modelo de negocios, pues facilitan actividades tanto para los colaboradores como para los clientes, haciendo tu trabajo más satisfactorio y sencillo de manejar.

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