Tu oficina en la nube: cómo gestionar archivos PDF desde cualquier navegador

Tu oficina en la nube: cómo gestionar archivos PDF desde cualquier navegador

Ya no tenemos que pasarnos el día en la oficina para ser productivos en nuestro trabajo. Ahora también podemos trabajar algunas horas desde casa, desde alguna cafetería, o incluso movernos por diferentes instalaciones de la oficina para no sentirnos tan anclados a un escritorio en específico. Esa movilidad nos aporta una gran comodidad, y son muchos los estudios que sugieren que potencia la productividad de forma considerable.

Ahora bien, con una mayor movilidad también aparecen algunos desafíos a los que debemos hacer frente: sobre todo si trabajamos desde diferentes dispositivos. Por eso, contar con un editor PDF accesible desde un navegador web supone una gran ayuda. Este tipo de aplicaciones son ideales para mantener el trabajo centralizado con independencia del dispositivo que usemos para acceder a nuestros archivos y editarlos.

Ventajas de gestionar PDF desde el navegador

Al trabajar con documentos PDF desde el navegador web, podemos contar con la potencia de un editor PDF de escritorio sumada a la flexibilidad de una aplicación que opera desde la nube. Así podemos acceder a todas las funciones de un completo editor PDF sin necesidad de utilizar específicamente el ordenador con el que acostumbramos a trabajar. Eso puede agilizar mucho nuestros flujos de trabajo, disparar nuestra productividad, y mejorar nuestra conveniencia

Entre las principales ventajas de este tipo de trabajo están:

- Accesibilidad. Las aplicaciones de edición de PDF de escritorio solo son accesibles desde los ordenadores donde están instaladas, pero las aplicaciones online se pueden utilizar desde cualquier dispositivo que tenga un navegador web. Esto te permite gestionar tus PDF donde sea y cuando sea.

- Inmediatez. Al contar con una mayor accesibilidad, también puedes acceder a los contenidos de forma inmediata, sin tener que esperar a llegar a la oficina al día siguiente. Basta simplemente con conectarte un momento desde tu portátil personal para trabajar con los PDF, lo que agiliza mucho los tiempos.

- Trabajo en equipo. Además, al tratarse de herramientas online, también te lo ponen muy fácil para trabajar en equipo. Plataformas como PDFelement Online te ofrecen almacenamiento en la nube, con lo que podrás compartir más fácilmente tus PDF y trabajar con ellos de forma colectiva.

- Facilidad de uso. Las aplicaciones de navegador web son generalmente más simples y fáciles de usar que las de escritorio, lo que resulta ideal para quienes no tienen mucha experiencia con la informática o, sencillamente, no disponen del tiempo necesario para dominar una aplicación compleja y en continua evolución.

Herramientas clave para trabajar con PDF online

Los editores PDF online funcionan de manera muy similar a los editores PDF de escritorio, y se los emplea para las mismas tareas. Entre las principales ventajas de estas aplicaciones están la posibilidad de unir o dividir documentos PDF, convertirlos a otros formatos, comprimirlos para enviarlos por correo, y mucho más.

Unir PDF y reorganizar páginas

Cuando trabajamos con informes empresariales, documentos de contabilidad y muchos otros tipos de archivo PDF, con frecuencia necesitamos agrupar distintos PDF en un único documento, o incorporar archivos PDF nuevos a un documento ya existente. Con PDFelement se pueden combinar distintos PDF y reorganizar sus páginas fácilmente, y, ahora que también es posible hacerlo desde el navegador web, la flexibilidad es todavía mayor.

Conversión (Word, Excel, JPG, PPT)

El formato PDF se trata de un formato final que está pensado para ser fijo, pero a veces es necesario exportar un documento PDF a otros formatos que faciliten su edición, su impresión o su presentación. Con PDFelement es posible convertir los documentos PDF online a formatos como Word, Excel o PPT, de manera que la información del documento pueda ser trabajada con distintas aplicaciones de Office sin problema.

Compresión para enviar por correo o subir a la nube

A la hora de compartir archivos entre diferentes equipos de trabajo, el tamaño cuenta. Resulta esencial comprimir los archivos PDF para poder enviarlos por correo electrónico, cargarlos en una página web, o almacenarlos en la nube. Por eso es tan importante contar con herramientas que permitan reducir el tamaño de los documentos PDF: y, si se trata de herramientas accesibles desde un navegador web, mejor que mejor.

Edición y anotaciones sin descargar el archivo

Son muchas las ocasiones en las que simplemente necesitamos realizar pequeñas modificaciones en un documento PDF, por ejemplo cambios de última hora o correcciones de pequeños errores que se nos habían pasado por alto. Con Wondershare PDFelement Online, es posible realizar esos ajustes sobre la marcha directamente desde el navegador, actualizando el texto o agregando anotaciones sin necesidad de descargar el archivo.

Firma electrónica y protección con contraseña

Proteger los documentos PDF más importantes de nuestro trabajo es esencial, y esto se puede hacer mediante el uso de firmas electrónicas o mediante la protección con contraseña. La firma electrónica garantiza la autoría del documento, mientras que la protección con contraseña se encarga de proteger el archivo para que solo sea accesible por parte de las personas que realmente deben tener acceso a él. Todo esto es ahora posible desde el navegador web.

Consejos para optimizar tu flujo de trabajo con PDF en la nube

Como ves, trabajar con documentos PDF Online puede ser realmente práctico, pero resultará todavía más sencillo y productivo si te organizas de manera eficiente. La idea pasa por crear un sistema que te permita mantener una buena organización de tus documentos con independencia del dispositivo que estés usando para trabajar en ellos, y que este sistema también sea aplicable por parte de tus compañeros de trabajo.






Algunos consejos para lograr este equilibrio organizativo son:

- Maximiza tu espacio en la nube. PDFelement te ofrece almacenamiento en la nube para que puedas trabajar con una gran cantidad de documentos PDF si lo necesitas, pero también puedes contar con otros servicios de almacenamiento paralelos que expandan esa capacidad para darte la oportunidad de trabajar de forma remota con un conjunto aún más extenso de archivos.

- Establece criterios uniformes para nombrar los archivos. Los nombres de los archivos son esenciales para poder organizarlos correctamente. Algunas de las técnicas más habituales pasan por nombrarlos anteponiendo la fecha, el número de proyecto, o la persona a cargo de los documentos. De esta manera resulta mucho más sencillo localizarlos y trabajar con ellos online.

- Limita quién tiene acceso a qué. Si hay demasiadas personas que tienen acceso a todos los documentos, puede resultar bastante difícil llevar una organización adecuada. Esto hace que se multipliquen los errores y que la productividad caiga en picado. Utilizar un sistema de acceso limitados a diferentes tipos de documentos previene estos problemas y agiliza los flujos de trabajo.

- Mantén los documentos esenciales en la nube. El espacio en la nube es bastante más limitado que el que seguramente tengas en tus propios dispositivos. Debes usarlo con inteligencia, así que lo ideal es optar por cargar en la nube los documentos esenciales y los más urgentes. El resto puede esperar a que llegues a la oficina para cargarlos desde un dispositivo de escritorio.

Caso práctico: Preparar un informe completo desde el navegador

Ahora que ya tienes una idea de cómo funcionan las herramientas para trabajar con documentos PDF online, vamos a ver un ejemplo práctico. Imaginemos que tienes un informe empresarial ya hecho en formato PDF, pero debes añadirle un par de páginas con datos que acaba de llegar a tu correo electrónico. Puedes hacer esto con la herramienta de unir PDF en la versión web de PDFelement.

El proceso es el siguiente:

1. Abre PDFelement online. Ve a la web de PDFelement online.

2. Elige la opción ‘Combinar PDF’. Pulsa sobre la opción ‘Combinar PDF’ que verás en su menú de herramientas.



3. Sube tus documentos. En la ventana emergente, haz clic en el botón ‘Añadir’ para subir el informe y el documento extra que quieres unir. Puedes agregar todos los archivos que necesites.

4. Organiza los archivos. En el panel de archivos, puedes arrastrar y soltar los documentos para cambiar su orden. Asegúrate de que el informe principal esté antes del documento extra para que el resultado final tenga la secuencia correcta.


5. Combina los PDFs. Una vez que estén en el orden que quieres, haz clic en el botón ‘Unir’. PDFelement Online procesará los archivos y los unirá en un solo PDF.

6. Guarda el nuevo documento. El archivo final se procesará automáticamente. Ahora solo tienes que hacer clic en ‘Descargar’ para guardar el nuevo informe completo en la ubicación que elijas.




 

La nube como aliado de la productividad

Almacenar los documentos esenciales en la nube para trabajar con ellos es una de las principales claves para lograr una excelente productividad. Y esto se potencia todavía más cuando utilizas un navegador web para editar o compartir los documentos PDF. Con Wondershare PDFelement online vas a poder utilizar las herramientas esenciales de un editor PDF de escritorio directamente desde Chrome, Firefox o Brave.

Además de todas las características útiles que te ofrece tu editor PDFelement de escritorio, ahora puedes aprovechar sus funciones online para agilizar tus procesos de trabajo y no depender exclusivamente de un único dispositivo. El trabajo de oficina actual requiere de una flexibilidad mucho mayor que solo se puede conseguir disfrutando de una movilidad mucho más extensa, y eso es justo lo que obtendrás con PDFelement online.