Esto significa, ni más ni menos, que tengas tus archivos del ordenador organizados. Simplemente.
Si no lo haces, perderás un tiempo precioso buscando documentos.
Existen algunos programas en el mercado que tras instalarlos en tu PC, realizan búsquedas y te pueden ayudar a encontrar los documentos perdidos. Son muy útiles ya que rastrean en tu disco duro, cual navegador en internet. Realmente te puede salvar la vida si has de encontrar un archivo en tiempo record. Algunos son gratuitos y todo. Sin embargo, no hay nada comparable con el gustazo de buscar un archivo y encontrarlo en segundos, allí donde sabías que debía de estar ¿Estás de acuerdo verdad?
Pues si quieres hacer realidad esa maravilla de la organización digital, te voy a enumerar unos cuantos truquillos que van de fábula por si quieres poner en orden tus archivos digitales, pero en plan rápido, cual sopa de sobre.
Clona tus archivos en papel.
Partiendo de la base de que has implementado un sistema más o menos eficiente para tus archivos de papel físico, ordena todos los de tu ordenador con los mismos nombres de categorías y en el mismo orden. Se trata de utilizar la misma lógica en el proceso de categorización que tu cerebro haya aceptado y retenido, y así no tener que pensar otra diferente. Si lo coordinas de esta manera, será facilísimo encontrar lo que buscas. Este enfoque limita además la cantidad de lugares en los que necesitas mirar para encontrar un documento.
Es fácil crear una estructura de archivos visualmente significativa con el Explorador de Windows:
Si aún no te has descargado tu documento “Clonación de mis archivos”, puedes hacerlo aquí y empezar a ordenar tu “dimensión digital”.
Cómo organizar los archivos es uno de los temas que más me solicitan mis clientes. Incluso más, todos quieren un sistema rápido y eficaz, ¡que empiece a funcionar desde ya!
¡Es por eso que ya estoy dandole los últimos toques a los primeros productos descargables que estarán disponibles en la tienda de organizarme con estilo.com!
¡Serán sistemas DIY para organizar tus archivos digitales y en papel!
Y he de agradeceros a todos vuestra colaboración en la encuesta, la cual me ha dado muchas pistas de cuáles son las necesidades a nivel más particular. Estos son algunos de los resultados, a nivel global, que me habeis respondido:
Si no te habías enterado de la encuesta, y quieres participar, te dejo el link para que me dejes tus comentarios, en el caso de que tengas alguna petición especial, para que el producto final sea a medida de tus necesidades.
Archiva tus documentos donde corresponde: ¡a la primera!
Cuando crees, o te descargues un documento nuevo, debes evitar en la medida de lo posible que “desaparezca” o acabe guardado en un lugar desconocido dentro de tu ordenador en el que jamás se te ocurriría mirar —a menos que ya te haya pasado, y lo hayas encontrado después de invertir una gran cantidad de tiempo buscando en foros y descargándote un programilla, ¿verdad?.
La solución tampoco es que absolutamente todo lo guardes en el escritorio del ordenador, “porque ahí lo tienes controlado”, sino ¡estarás creando la versión digital de tus pilas de papeles en tu escritorio!.
Si aún no lo haces, créate el hábito de usar la opción de abrir archivo -> guardar como, y luego nombrar el documento y ubicarlo en una carpeta con cualquier otra información que pueda estar relacionada.
Esto es importante:
Guarda todos los documentos que estén relacionados juntos, sin tener en cuenta el programa con el que los has creado.
Por ejemplo, un expediente de un cliente —una carpeta— podría incluir presentaciones en PowerPoint, hojas de Excel, documentos en Word, fotos en JPEG, facturas en PDF, etc. Debes mantener todos estos archivos juntos, en la misma carpeta, la cual puede llevar el nombre de tu cliente. Cuando empieces a acumular unos cuantos de cada uno, sería el momento de crear subcarpetas, dentro de esa misma del cliente. Te podría interesar, todas las facturas juntas en una subcarpeta, en otra todas las fotos, y así con el resto. Exactamente lo mismo que debes haber hecho con tus documentos impresos.
Para usar el escritorio de manera eficiente, puedes usar los iconos de “acceso directo” que son atajos para llegar a todos aquellos archivos que uses con frecuencia, para no tener que hacer la tira de clics cada vez que lo has de abrir.
Siguiendo el ejemplo de los clientes, puede ser que necesites actualizar una hoja en Excel muy a menudo, en la que lleves el seguimiento de las acciones con uno de ellos. Crea entonces un acceso directo en el escritorio y cuando acabes su proyecto, envías ese acceso directo a la papelera, pero el archivo original permanece en su sitio.
Ordena tus favoritos o marcadores en categorías y sub-categorías.
Esto sí que debe de ser una prioridad.
Cuando nos bajamos un archivo al ordenador o guardamos un documento, somos algo más selectivos, al ser conscientes —supuestamente— de que estamos ocupando espacio en nuestro disco duro. Sin embargo, los favoritos o marcadores en nuestro navegador de internet preferido es algo que almacenamos “a discreción”, ya que, en principio, no ocupan lugar. Lo malo es que puede acabar siendo el peor de los caos, si no los renombras bien y no los categorizas rigurosamente.
La mayoría de cosas que enviamos a favoritos son aquéllas que forman parte de nuestros intereses personales, motivaciones, inspiraciones, ideas o visión de negocio. Puede ser un blog, una web, un link a un pdf que no quieres descargar pero sí leer más tardeSi has seleccionado algo como favorito (o importante) es porque puede que lo que te aporte tan solo un párrafo de uno de ellos pueda desencadenar grandes cambios en tu negocio o en tu vida. Pero cuando pasen unos días, ya no recordarás cuál de los doscientos que miraste puede ser, y si tienes que abrirlos todos otra vez, será una verdadera pérdida de tiempo… Eso en el mejor de los casos, porque lo que suele pasar es que lo solemos olvidar ya que “lo que queda fuera de la vista, queda fuera de la mente”
Archiva más rápido
Aunque sea relativamente sencillo buscar un archivo extraviado, lo más lógico e inteligente es que cuando tengas que nombrar uno nuevo, elijas un término significativo, que sepas que recordarás meses más tarde si vas a buscar dicho archivo. De esta manera ahorrarás muchísimo tiempo, ya que probablemente tu cerebro irá a buscarlo por el mismo nombre que elegiste guardarlo, incluso aunque no lo recuerdes. Igualmente, si hay documentos relacionados con él, guárdalos utilizando el mismo término o palabra clave, así si haces una búsqueda te aparecerán todos juntos por orden alfabético.
Descarga temporales en tu escritorio.
Si te descargas algún programa nuevo (.exe) en el equipo, guárdalo siempre en el escritorio, a menos que el programa especifique una ubicación diferente. Será mucho más fácil de encontrar cuando esté listo para instalar. Una vez haya terminado la instalación, arrástralo a una única carpeta, la que haya creado dentro de Archivos de programas, tendrás un acceso directo en el escritorio. Este truco mantendrá tu escritorio despejado, y tus programas a mano en caso de que necesites reinstalarlos.
El Orden lo pones tú
Por defecto, las carpetas y los archivos se ordenan alfabéticamente, pero puedes conseguir tu orden particular si justo antes del nombre colocas un número de orden como 1, 2, y así sucesivamente. Si luego necesitaras insertar un nuevo archivo en el sistema, puedes utilizar 1.1, 1.2, etc. Este método es especialmente útil si estás trabajando en un proyecto que implica componentes que has de colocar en una secuencia concreta.
La Clave: Mantenimiento periódico.
Ya hemos visto como los archivos digitales se desordenan igual que los físicos. No pierdas tu tiempo revisando continuamente largas listas de carpetas y archivos antiguos, en busca de los pocos que utilizas de forma regular. Con solo hacer un clic en la parte superior de la columna “Fecha de modificación” en el Explorador, Windows se encargará de ordenar tus archivos por fecha para que puedas revisar y eliminar los que no necesites.
Si no estás seguro de deshacerte de ciertos archivos antiguos, una manera de sacarlos de en medio, es crear unas cuantas subcarpetas y arrastrar allí los archivos antiguos por años, por cliente, o por la categoría que tenga sentido para tí.
Casi todo nuestro trabajo hoy en día lo realizamos delante del ordenador, así que vale la pena un poco de esfuerzo para mantener el sistema organizado de manera racional.
¡IMAGÍNATE!, ¿Y si consiguieras ahorrar tan solo unos segundos al día, al guardar y recuperar archivos?, con la cantidad de veces que lo llegamos a hacer, ¿cuánto tiempo sacaríamos libre al mes, o para dedicar a otro proyecto?
Pongamos, una media de 10 archivos al día (¿mucho? ¿poco?), y que consigo acortar el tiempo de guardar y de búsqueda en 10 segundos cada uno (¿mucho? ¿poco?). ¡Venga, haz tú el cálculo! Te sorprenderásCuéntame cuánto tiempo te sale libre y en qué lo invertirías. Puedes usar el hahstag #TIEMPO_FREE , en Twitter @organizarme o en nuestra comunidad de Facebook
Mantente alerta como siempre a la siguiente entrada, y sobre todo no pierdas el entusiasmo y la motivación. Puedes revisar esta otra entrada del blog en la que también hablo de cómo organizar el correo electrónico.
Si has llegado hasta aquí, y has puesto en práctica todo lo que vamos comentando, estoy muy orgullosa de ti. Yo sé lo que cuesta sacar adelante un proyecto como emprendedor en solitario y desde tu propia casa, puedo decir que “estuve allí”.
Ya sabes que puedes contactar conmigo en mis redes sociales y en mi correo electrónico o en el teléfono 633 33 01 71, si necesitas comentar alguna cosa en particular de tu organización.
Disfruta, comparte y comenta.
Carol
Sobre Carol García
Carol es Organizadora Profesional especializada en organizar oficinas de emprendedores y microempresas. Le encanta hacer lo que otros odian: organizar sus papeles y sus oficinas. Trabaja con autónomos y microempresas que son excelentes en sus oficios pero que se bloquean irremediablemente con la organización y necesitan un lugar donde trabajar, funcional y agradable que se adapte a su estilo organizativo. Carol trabaja con ellos y diseña nuevos sistemas de organización para su espacio, sus papeles, sus archivos o su tiempo, como un traje a medida. ¿Tienes un buen desorden? Llámala y estará encantada de arreglártelo: 633 33 01 71. Aunque los servicios presenciales son en Barcelona y alrededores, Carol también está disponible para servicios de consultas y charlas de forma virtual.
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