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Es importante aclarar que los appointment setters son una figura cada vez más popular en las empresas, especialmente aquellas que utilizan estrategias de prospección y outbound marketing.
¿Qué es un appointment setter?
Un appointment setter es una persona que forma parte del equipo de ventas, es quién está un paso antes del vendedor (comercial). La función principal que tiene es prospectar y generar reuniones de ventas con la finalidad de que el equipo comercial pueda dedicarse a presentación, seguimiento y cierre de ventas
Algo importante a considerar sobre los appointment setters…
A pesar de ser una figura que se enfoca en agendar reuniones, es común que haga un filtrado inicial, esta cualificación ayuda a que el equipo de ventas reciba prospectos de mayor calidad y con mayores posibilidades de compra, esta función la desempeñan principalmente cuando el setter (appointment setter) tiene experiencia y el equipo comercial cuenta con un gran volumen de reuniones por lo que filtrarlas es prioridad.
El appointment setter, también llamado setter, puede tener distintas funciones según el proceso de ventas establecido y el flujo de acción de la empresa, sin embargo, principalmente su enfoque se basa en la prospección.
¿Qué ventajas tiene contratar appointment setters?
Tener un equipo de setters ayudará en distintos aspectos a tu equipo comercial, se puede decir que es una figura de vital importancia para escalar, especialmente si el método de ventas es a través de reuniones 1 a 1.Las ventajas principales de contratarlo son:
Realizan tareas de prospección: La prospección activa, enfocada en generar reuniones se puede realizar de una mejor manera cuando hay personas dedicadas a esa tarea, ya que el número de contactos y el seguimiento en la etapa previa se puede dar de una mejor manera, incrementando el número de reuniones potenciales.
Incrementa el flujo de leads: Quizá el punto más fuerte de tener un setter es poder incrementar el flujo de leads, ya que al tener una o más personas enfocadas en agendar reuniones, se puede tener un flujo constante y traducirse a más ventas.
Costos por lead y por adquisición de clientes bajos: Cuando se realiza con eficiencia la tarea de prospectar y agendar reuniones, el costo por lead y el costo de adquisición de clientes es más económico que realizando campañas PPC o SEM.
Mayor capacidad de atención: Al tener un equipo dedicado a prospectar, agendar y cualificar y otro dedicado al resto del proceso de ventas, es posible tener un flujo constante y con mayor capacidad de atención.
Optimiza el tiempo de tu equipo de ventas: Al ser una figura que participa en la prospección, realiza un filtrado y agenda reuniones definitivamente optimiza la carga de trabajo del equipo de ventas, permitiendo que se enfoquen en presentar y dar seguimiento de una forma más intensiva, permitiendo mejorar la tasa de cierres.
Incrementa el porcentaje de cierre de ventas: Cuando además de agendar reuniones realizan una cualificación previa se puede incrementar el porcentaje de conversión, ya que llegan sólo aquellos que cumplen con las condiciones mínimas para ser cliente potencial.
Más control en el proceso de ventas: Al tener más personas involucradas en el proceso de ventas es posible controlar cada uno de los flujos del mismo, permitiendo tener información de las mejoras posibles de una manera más accesible y permitiendo escalar con mayor frecuencia.
¿Qué conocimientos debe tener un appointment setter?
Lo habitual es que un appointment setter sea una persona con conocimientos de outbound marketing y prospección de ventas, ya que son las labores principales que desempeñan, aunque es común que sean asistentes virtuales que ejecutan secuencias y procesos previamente establecidos, todo depende de la magnitud del proyecto.Un setter debería contar con los siguientes conocimientos:
Dominio de las plataformas digitales: Es cada vez más común que los appointment setters utilicen redes sociales como parte del proceso de prospección, por lo que es de vital importancia que conozcan como usarlas apropiadamente.
Entendimiento del proceso de ventas: Si bien es cierto que no es necesario que sepa hacer cierres de ventas, un setter debe comprender a la perfección el proceso de ventas, ya que será el encargado de indicarle al prospecto los siguientes pasos a seguir para obtener la información deseada.
Automatización de marketing (opcional): Es muy favorable que tengan conocimientos de automatización de marketing, ya que de esta manera pueden realizar distintas acciones y utilizar software enfocado en la prospección, aumentando la eficiente.
Habilidades de prospección (VITAL): La labor principal de un setter es prospectar y agendar reuniones, es por ello que deben tener habilidades de prospección, aunque en algunos casos es posible utilizar a los setters en un proceso inbound (como te explicaré más adelante), lo cierto es que se suelen utilizar más en la prospección outbound.
Conversación: La labor del setter se basa en habilidades de comunicación y conversación, por lo que deberá tener aptitud para interactuar de manera apropiada, ya que en la mayoría de las ocasiones es el primer contacto que recibe el prospecto, así que esa primera impresión debe ser buena.
En ocasiones los setters realizan primeros contactos en llamada por lo que las habilidades de conversación no se deben limitar en habilidades de escritura.
La realidad es que podría seguir con una lista interminable de las habilidades que debería tener un setter, sin embargo, si cuenta con las antes mencionadas se puede decir que es más que suficiente para desempeñarse de forma positiva.
Appointment setters en un proceso inbound
El proceso inbound considera acercamientos muy suaves y el marketing de atracción como base, sin embargo, esto no quiere decir que no pueda haber appointment setters en ese proceso, de hecho es posible utilizarlos pero con algunas diferencias.Cuando se utilizan setters en inbound, es común que utilicen como fuente de prospección la base de leads generada previamente, por lo que sus acciones de prospección en frío se vuelven prácticamente nulas.
El setter que trabaja bajo un esquema inbound normalmente no prospecta desde ceros, prospecta dentro de una base de datos existente y su labor se basa totalmente en la cualificación y el enlace entre prospectos y equipo de ventas.
Es importante considerar que los setters en un proceso inbound influyen menos en el costo por lead, pero siguen teniendo gran influencia dentro de la eficiencia del proceso de ventas, por lo que son una herramienta de gran utilidad.
¿Es necesario contratar appointment setters para vender más?
La respuesta como siempre es: Depende…Todo depende de tu capacidad de prospección y cierre de ventas, es común que al contratar setters se incremente considerablemente el flujo y si no tienes capacidad de cierre o infraestructura para atender nuevos clientes, entonces no es tan buena idea.
Normalmente es una excelente idea tener un equipo de prospección y si tu proceso es a través de venta 1 a 1, entonces un equipo de setters, aunque siempre es importante determinar el momento apropiado, de acuerdo a la situación de tu proyecto.
¿Cómo contrato un equipo de appointment setters?
Existen dos formas comunes de hacer esto, la primera es a través de una agencia que te brinde el servicio y la segunda es contratar y formar tu propio equipo. Si quieres contratar tu propio equipo debes tener en cuenta las siguientes consideraciones:Revisar sus habilidades: Appointment setters hay por montones, sin embargo, la mayoría ha tomado algún cursito y trabaja del tema, por lo que puede que no cuenten con la experiencia suficiente, aún así puede que encuentres alguien con poca experiencia y que valga la pena, pero siempre es mejor asegurarse de que no sean novatos.
Realizar un periodo de prueba: Yo suelo recomendar prueba de 30,60 o 90 días, todo depende de tu presupuesto… Generalmente es bueno probar 30 días y ver resultados, en caso de ser positivos o neutros continuar con otros 30 días y así sucesivamente, con esto garantizamos que sean capaces de brindar flujo constante y no tengan sólo golpes de suerte.
Plantear el proceso de ventas de forma apropiado: En definitiva este es el punto más importante, ya que si no tienes un proceso bien trazado de poco servirá tener un setter, simplemente será dinero y tiempo perdido, ya que no te podrá ayudar a lograr los resultados que deseas.
Si prefieres una agencia puedes tener las siguientes consideraciones:
Experiencia: Al contratar un agencia requieres asegurarte que tengan experiencia, al ceder parte de tu proceso a un tercero tienes que asegurarte que en verdad tengan idea de lo que hacen ya que no podrás realizar procesos de capacitación.
Infraestructura: Conozco agencias de setters que están formadas por 2 personas y realmente así es complicado que puedan atender sus proyectos y los tuyos, por lo que siempre debes asegurarte que tengan una infraestructura mínima.
Personalización: Se deben adaptar a tu negocio, no tu negocio a ellos. Si bien es cierto que una agencia suele recomendar procesos que ya están probados, también es cierto que la flexibilidad debe existir, de lo contrario no habrá una verdadera amalgama entre tu proceso de ventas y su proceso de prospección, provocando un bajo desempeño.
¿Dónde contratar appointment setters?
Sobra decir que puedes encontrarlos a través de las diversas redes sociales, de hecho en Linkedin suele haberlos por montones,sin embargo, si quieres evitarte el proceso nosotros realizamos reclutamiento y capacitación de equipos de appointment setters y ofrecemos distintas alternativas para generar prospectos en Vende High-Ticket , así que si estás buscando delegarlo puedes contactarnos y con gusto revisamos tu caso y trazamos un plan para ti.¿Por qué los appointment setters están ligados a un productos high-ticket?
Una pregunta muy frecuente es ¿por qué un setter está ligado a high-ticket? la realidad es que la relación se basa en los márgenes de utilidad y la dificultad de la venta, déjame te explico a que me refiero…En un negocio enfocado a ofertas high-ticket suele haber márgenes de utilidad más grandes por lo que es posible contratar a un equipo más cualificado y abrir cargos para todo lo que sea necesario, por el contrario en low y medium ticket a veces es necesario reducir ya que el margen es más limitado.
Por otra parte, cuando hablamos de high-ticket tenemos la limitante del poder adquisitivo, por lo que el filtrado previo debe ser más riguroso, el equipo de ventas no puede tener contacto con cada prospecto, ya que podría significar una inversión de tiempo muy alta y poco eficiente, sin embargo, el appointment setter puede ser ese primer contacto que guía a quienes no están listos para comprar, los dirige a otros productos en la escalera de valor y les brinda apoyo y seguimiento.
Fuente: este post proviene de Andoni Villarreal, donde puedes consultar el contenido original.
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