¿Por qué deberías usar notas de gasto digitales en tu empresa?

Una de las ventajas que aporta la tecnología en el mundo empresarial es la posibilidad de automatizar procesos y controlar mejor las diferentes etapas en la estrategia de la empresa. Por ejemplo, las llamadas notas de gasto digitales aportan muchas ventajas, más allá del ahorro en gastos. Se pueden automatizar y crear así una solución cloud en la que el tiempo y los recursos invertidos sean mínimos, pero con beneficios para la gestión de la empresa.

La automatización en las notas de gasto y sus ventajas para tu empresa

Resulta curioso que en pleno 2020 todavía haya empresas que recurren al papel para muchas de sus operaciones diarias. Una de ellas son las notas de gastos. Este proceso de liquidación de gastos sigue, en algunos casos, métodos rudimentarios de gestión, apostando por soportes físicos en lugar de digitales. ¿Quieres implementar un nuevo sistema para este proceso? Deberías. Existen algunos riesgos en el tratamiento de los gastos en papel (además del coste de su almacenaje, se puede perder, caer en manos de terceros que no deberían tener acceso a dicha información, el acceso a la recopilación de la información es más complicado, etc.), por lo que cada vez más empresas, afortunadamente, buscan una solución para digitalizar sus gastos.

Además de estos riesgos comentados, las ventajas en la automatización y digitalización de las notas de gasto no solo afecta a la empresa, también al usuario. Por ejemplo, imaginemos un caso muy común. Un trabajador sale de viaje con motivo de una conferencia e incurre en una serie de gastos, como comidas, taxi en destino y alojamiento. Con un tratamiento de gastos en papel, este trabajador tendría que esperar a regresar a su empresa para darle los tickets físicamente al responsable asignado y esperar hasta que el pago de estos gastos se haga efectivo. Este es sin duda un proceso incómodo y relativamente largo.



Si se utilizaran notas de gasto digital, sería tan sencillo como que el empleado, en el momento de bajar del taxi, enviara una foto de su ticket. Esta la recibiría directamente el responsable de aprobar dichos gastos, teniendo un mayor control sobre ellos, comprobando en tiempo real posibles incidencias (por ejemplo, tickets duplicados) y gestionando las cuentas de la empresa para repercutirlo como gasto de una forma más rápida. El usuario no tendría que conservar el ticket hasta el final del viaje y la empresa no tendría que almacenarlo después, ya que lo tendría todo digitalizado de una forma legal.

Para el departamento de administración y finanzas de la empresa, las ventajas de tener toda la información sobre ingresos y gastos digitalizada es enorme. La gestión es mucho más ágil, el acceso a la información es inmediato, se puede integrar con el ERP de la empresa y conciliar automáticamente estos gastos con las tarjetas corporativas, además de crear asientos contables automatizados.

Por tanto, contar con una solución para la automatización de notas de gasto digitales es una herramienta imprescindible en toda empresa que quiera ahorrar tiempos y costes.

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