Auditoria sobre los costos de impresión ¿Cómo hacer una?

Los gastos de impresión son un aspecto que muchas empresas no tienen en cuenta a la hora de contabilizar todos los gastos. Para empezar a tomar en cuenta este tipo de gasto, se debe realizar una auditora sobre los costos de impresión.

A lo largo de este artículo, te explicaremos en que consiste una auditora sobre los costos de impresión y como aplicarlo en tu empresa.

¿Qué es considerado un gasto de impresión?

Un gasto de impresión se clasifica en directo e indirecto en el entorno de una empresa. Cuando se habla de los gastos directos de impresión son aquellos que se generan por la utilización de los equipos de impresión.

Por otro lado, aquellos gastos de impresión indirectos se refieren al mantenimiento, reparación y gestión directa con la impresora.

¿Qué es una auditoria sobre los costos de impresión?

Una auditoria de impresión consiste en evaluar el entorno de impresión de la empresa, supervisando las impresiones y gestión de documentos con los equipos que están disponibles.

Realizar una auditoría de impresión de costos es de suma importancia debido a lo siguiente:

Ayuda a mejorar la productividad en la empresa

Permite el ahorro de costos de impresión

Establece parámetros de seguridad y control en las impresiones.

Optimiza el entorno de las impresiones

Va acorde a los últimos avances tecnológicos

Reduce las incidencias de las TI.

¿Qué se obtiene al realizar una auditoría de impresión?

Con la auditoria de impresión se obtiene más a detalle la gestión de documentos e impresiones. Así mismo, se puede obtener la capacidad operativa del volumen de impresión y las copias realizadas por los usuarios.

Por otro lado, también es posible determinar la antigüedad de los equipos, la eficiencia de cada uno de ellos, los costos de servicios y suministros.

Beneficios de realizar una auditoria en costes de impresión

Una auditoria de impresión aporta los siguientes beneficios:

Quién y cuándo se imprime

A través de la auditoria de impresión, es posible tener el control necesario de identificar aquellos departamentos que hacen uso más intensivo sobre las impresoras, que tipo de documentos imprimen, entre otros, para ofrecer las debidas soluciones para ellos.

Funciones de la impresora que nos ayuda ahorrar

Al momento de realizar una auditoría de costos de impresión, se puede recomendar algunos tips para utilizar la impresora adecuadamente e imprimir con calidad al costo más bajo.

Ventajas de la gestión documental

Documentar los equipos de impresión y gestionar las carpetas puede ser de gran ayuda para llevar un control tanto en ahorro del tiempo como en la mejora del trabajo.

Formas de gestionar el número de impresiones

En este apartado, la auditoria abarca el uso de las funcionalidades que ayudan a bajar el costo por unidad de cada copia.

Gestiona el costo de impresión

Por lo general, casi nadie sabe el costo real de cada impresión. Mediante la auditoria es posible determinar este gasto y a su vez educar a los empleados a que sean más responsables a la hora de mandar a imprimir cada documento.

Pasos para realizar una auditoría de costos de impresión

Evaluación de la situación
En las auditorias de impresión están presentes diferentes operadores que se encargan de verificar los parámetros de impresión que tienen todos los equipos presentes en las empresas.

Por otro lado, en algunas ocasiones se instala un software específico que evalúa los equipos para determinar la estrategia y la toma de decisiones. Así mismo, se hace un estudio completo de cada equipo aplicando las mejoras necesarias, para mejorar el control de costos de impresión.

Evaluación, rendimiento y capacidad de los equipos
En este paso, se procede a realizar la capacidad operativa de cada equipo. Dicha evaluación se realiza según las copias y el volumen de impresión. En el mismo análisis se detalla la antigüedad de cada máquina y la eficiencia de la misma.

Por otro lado, se establecen las necesidades de productividad que necesita la empresa con respecto al tipo de equipamiento que genera las impresiones. Los costos de servicios, mantenimiento y consumibles son otro aspecto a tener en cuenta para determinar qué tipo de equipos pueden ser más rentables para obtener impresiones de calidad.

Elaboración de un plan para mejorar
Para cumplir con el objetivo, se realizan estrategias para optimizar las impresiones de la empresa. Al hacer la auditoria se recauda toda la información para generar las conclusiones y el plan de mejora que será estipulado en el informe.

Una de las mejoras que se realizan con frecuencia, es el cambio de equipo de impresión, que no esté generando el rendimiento necesario a la empresa.

Si estás buscando una auditoria de costos de impresión para tu empresa, definitivamente debes contar con Tecnicopy. En nuestra empresa ofrecemos esta clase de reportes como parte de los servicios administrados de impresión.