¿Cómo Hacer una Videoconferencia Efectiva y Profesional?

Para hacer videoconferencias o videollamadas sin interrupciones y que salgan perfectas debes tener en cuenta tres factores principales:

Tus recursos tecnológicos

Tu escenario, iluminación y audio

Orden y comportamiento
Estos conceptos son implementados por profesionales que llevan años haciendo conferencias virtuales y realizando llamadas vía internet desde mucho antes que la pandemia.

Con base a lo aprendido en estos años, te explicaré Cómo Hacer una Videoconferencia Efectiva y Profesional.

Recursos  tecnológicos para Videollamadas

Primero comencemos por los recursos tecnológicos, en este apartado entra  tu Computadora, micrófono,  internet y plataforma de comunicación.

Computadora actualizada y con suficientes recursos

Asegúrate de contar con una computadora que tenga la capacidad suficiente de recursos para soportar programas de comunicación virtual.

Estos los recursos técnicos mínimos para no tener problemas en tus videoconferencias:

Micrófono y audífonos para captar buen audio

Para que la videollamada sea más profesional te recomiendo que utilices un micrófono independiente al de la computadora.

En el mercado hay varias marcas que puedes conectar directamente vía USB.

Si no cuentas con micrófono profesional, una alternativa seria usar el manos libres de un teléfono celular.

Internet  de buena calidad

Uno de los principales problemas en las videoconferencias es la capacidad del internet.

Antes de iniciar debes revisar la capacidad de carga de tu línea de internet. Si tu internet está por debajo de los 5 MB es probable que tu comunicación se vea interrumpida o se congele contantemente.

Aquí te dejo unos enlaces donde puedes mediar la capacidad de carga de tu internet.

Nota: Para tener una mejor capacidad de internet, es mejor que estés conectado con cable de Ethernet.

Plataforma de videollamadas

Asegúrate de tener instalado en tu computadora una plataforma de comunicación estable, con variedad de recursos y eficiente.

Hay varias en el mercado, desde las más usadas como Zoom y Google Meet, el problema de estas plataformas es que suelen ser inestables y utilizan muchos recursos de la computadora.

En lo personal prefiero  Zoho. Esta plataforma es muy segura, fácil de usar y permite crear videoconferencias más estables.

Escenario, iluminación  y audio

Elige un buen escenario

Tener un espacio adecuado para esto es importante pues con un buen escenario puedes transmitir seriedad y tus compañeros podrán verte bien.

Elige una pared vacía o blanca con algún cuadro o lo que prefieras. Evita escenarios demasiado saturados o que se vean desordenados. 

Prueba tu cámara 

Antes de comenzar verifica que tu cámara capta una buena imagen y te ves bien al igual que tu escenario. Para que esto salga bien evita ponerla a contraluz o que no esté bien colocada la cámara. 

Siéntate y asegúrate que el fondo y tú se encuentren en un ángulo que se vean bien. Lo ejemplifico en la siguiente imagen:

Iluminación adecuada

Un factor que es clave para lucir bien ante la cámara es la iluminación. Una buena luz hace mucha diferencia.

Debes tener al menos un par de luces que te permitan iluminar bien el fondo y también tu rostro.

Si quieres saber como hacerlo de manera sencilla puedes ver el siguiente video:

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Elige ropa adecuada

No estar en la oficina o escuela no significa que puedes estar ante la cámara con lo primero que encontraste o en pijama, sé profesional y da una buena impresión con tu atuendo.

No necesitas ser tan formal, pero arréglate, vístete y péinate como creas necesario para que todos puedan ver tu buena actitud.  

Orden y comportamiento

Evita realizar más actividades

Al igual que en una reunión presencial, el trabajo o en una clase, solo debes prestar atención a lo que pasa ahí, en pantalla, se debe ser profesional y mantener la postura para comprender lo que ocurre en la reunión virtual.

Por lo anterior evita hacer más cosas al momento de conectarte, ya que te distrae de lo principal, así como puedes llegar a distraer o molestar a los demás participantes con tus movimientos y/o sonidos.

Cuida tono y lenguaje

Muy importante es que siempre debes mantener la compostura, respeta y te respetarán, no interrumpas a tus compañeros si tienen la palabra, no ofendas sino estas de acuerdo con algún argumento, puedes hacerlo saber de una buena forma y así evitar conflictos.

Así que siempre ten cuidado con lo que dices o expresas, compórtate y muestra interés en todo momento de la conferencia.

Sé preciso en tus preguntas y/o respuestas

Siempre debes tener en cuenta que este tipo de reuniones duran desde una hasta tres horas y puede que este tiempo no sea suficiente para expresar todas las opiniones de los involucrados.

Es por ello que si tienes alguna pregunta seas conciso y la formules bien para que obtengas la respuesta que necesitas de forma inmediata y así todos pueden participar y resolver sus dudas.

Por ejemplo, si eres el organizador, puedes establecer unos límites de tiempo en que cada persona puede hablar o un tiempo determinado para debatir y poder cubrir todos los temas que se tienen contemplados.

Reglas adicionales para hacer una videollamada:

Permite que terminen de hablar antes de tomar la palabra, no interrumpas a los demás.

Apaga tu micrófono si no es tu turno de hablar, así evitarás interferencias de ruido y distracciones.

Usar auriculares

Presta atención únicamente a la reunión.

Mantener la cámara encendida todo el tiempo para que puedan ver cuando es tu turno de hablar o que está prestando atención.

No celulares

Establece un horario y límite de entrada a la reunión para evitar contratiempos y la reunión sea beneficiosa.

No comer durante la conferencia ni estar acostado.

Conclusión. Cómo Hacer una Videoconferencia

Como puedes ver, no se debe dar menor importancia a una reunión solo por el hecho de ser virtual, pues actualmente son fundamentales para que muchas personas puedan continuar con sus actividades de trabajo o escolares.

Por esta misma razón y evitar la minimización de su relevancia se deben de trabajar muy bien los aspectos que implica tener una buena reunión virtual para que la comunicación sea efectiva y resulte productiva para todos los participantes.

La próxima vez que tengas una videoconferencia sigue estas recomendaciones para que todo salga conforme a lo planeado. Estar preparado para todo aumentará la participación y puede ayudarte a optimizar tus actividades mientras trabajas de forma remota.