Gmail y todos sus ajustes

La última versión de Gmail, la V 5.0 trajo grandes mejoras en la joya de la corona de Google, con permiso de Google Now. No pretende este post sino dar un repaso detallado a todas las opciones para que puedas configurar Gmail a tu gusto, lo más ajustado posible a tus necesidades con el menor coste en recursos para tu dispositivo.

Resumen para los AnsiaViva

Revisa los ajustes y reduce el consumo. Sincronizar etiquetas, descargar adjuntos, días para sincronizar, etc.

General

Al iniciar Gmail entraremos en la vista principal. Ahí se almacenan los emails recibidos que no se hayan clasificado automáticamente en las categorías, ni se archiven por filtros.



Pulsa el menú lateral para acceder a las distintas vistas de categorías y etiquetas.Categorías

Las categorías son elegibles y son cinco; Principal, Social, Promociones, Notificaciones y Foros. Gmail detectará, cada vez que reciba un  mensaje, a qué categoría pertenece y lo presentará ahí. Si no pertenece a ninguna categoría lo dejará en Principal.

A Social irán las correos que sean notificaciones de redes sociales. A Promociones aquellos de empresas y anunciantes. A Notificaciones los de servicios. Y a Foros evidentemente los que provengan de foros.

Aunque la inmensa base de usuarios de Gmail le permite un conocimiento exhaustivo que le permite clasificar correos según los usos de sus usuarios este sistema no está libre de errores especialmente cuando el criterio de un usuario no tiene porqué coincidir con el de la mayoría. Así pues si Gmail no clasifica los correos según tus preferencias conforme le corrijas aprenderá y se irá adaptando a tu criterio

Etiquetas

En Gmail encuentras etiquetas automáticas; Destacados, Importantes, Enviados, Bandeja de salida, Borradores, Todo el correo, Spam y Papelera. Al igual que con las categorías Gmail aprende que correos son Importantes para ti, o consideras Spam, conforme los vayas marcando. En Todo el correo puedes encontrar cualquier mensaje, aunque esté archivado y no tenga ninguna etiqueta.

También es posible crear tus propias etiquetas y etiquetar los correos manual o automáticamente con los filtros. Uso de filtros - Ayuda de Gmail. La búsqueda avanzada es muy útil para localizar correos y hacer filtros más potentes: Búsqueda avanzada - Ayuda de Gmail

Ajustes

Al final del menú lateral se encuentran los ajustes; veamos Todas las opciones que ofrece Gmail.

Ajustes Generales
Actualización V 5.1

Ajustar mensajes automáticamente: Sólo ha cambiado el nombre. Antes era Autoajustar Mensajes

Vista de conversación: Hay dos formas de ver los mensajes; desagrupados o agrupados por asunto y emisor. Ambas opciones tienen grandes defensores y detractores.
Gmail en su versión web permite elegir entre las dos pero en la versión Android si la cuenta es de Google impone la vista agrupada, el modo conversación (truqui para quitarlo). Con esta opción lo que da a elegir es entre la vista de correo desagrupado o la vista conversación para las cuentas que no son de Google, las que se gestionan por IMAP/POP3.

V 5.0

Acción predeterminada: Permite elegir qué hará Gmail cuando deslices un mensaje hacia el lateral en la vista conversación. Puedes Archivar o Eliminar. Si eres de los que se guarda todos los correos elige archivar. Si prefieres no almacenarlos elije eliminar para mandarlos más fácilmente a la Papelera. Recuerda que de la Papelera se eliminan definitivamente a los 30 días. Elijas la opción que elijas cuando selecciones un mensaje ambas opciones estarán presentes.

Acciones al deslizar el dedo: Al desmarcar esta opción quitas la posibilidad de Eliminar o Archivar deslizando las conversaciones. Para eliminarlas o archivarlas tendrás que seleccionarlas.

Imagen del remitente: Busca en tus contactos la foto correspondiente al remitente. Si no la encuentra muestra un color según la letra Inicial del contacto. Muy bonito si tienes la mayoría de tus contactos con foto.

Responder a todos: Elige si quieres, al pulsar responder, que automáticamente ponga como destinatarios al remitente y los destinatarios del correo que respondes o únicamente al remitente.

Autoajustar Mensajes: Permite que Gmail ignore los saltos de línea originales y adapta el texto y las imágenes al tamaño de tu pantalla para que se vean completas aunque más pequeñas.

Avance automático: Define qué hacer cuando archivas o eliminas un correo. Puedes elegir que muestre el siguiente (más antigua) o el anterior (más reciente) o que vuelva a la lista de conversaciones. Si normalmente empiezas por el último correo que te ha llegado lo propio sería que seleccionaras Más antigua. Si empiezas por el más antiguo selecciona Más reciente. Si quieres tener más control sobre los correos que abres y los que se quedan cómo no leídos o sueles manejar varias conversaciones juntas mejor elije Lista de conversaciones.

Confirmar: Gmail te preguntará si estás seguro de realizar las acciones que estén marcadas aquí.

Dentro de ajustes generales también tienes un menú. Pulsa Gestionar cuentas para añadir o quitar cuentas tanto de Google como las de terceros que puedes añadir con IMAP/POP3. Selecciona Borrar historial de búsqueda para eliminar todo rastro de tus búsquedas dentro de Gmail. También puedes Borrar aprobación de imágenes, lo explico más abajo en el apartado mostrar imágenes de los ajustes de la cuenta. Finalmente Ayuda y sugerencias da acceso al centro de ayuda y a envía sugerencias para mejorar Gmail.

Ajustes de cuenta

V 5.0

Tipo de bandeja de entrada: Puedes elegir entre Prioritaria o Predeterminada. Al elegir Prioritaria la bandeja de entrada se segmenta en dos: Importantes con los correos que tú o Gmail habéis etiquetado como importantes y Recibidos con todos los demás. Un correo puedes marcarlo o desmarcarlo como importante. Abre el correo a marcar > pulsa Menú > Marcar como importante o como no importante. Gmail aprende de tus decisiones y al tiempo no hará falta corregirlo.

Categorías de la bandeja de entrada: Elige en que categorías quieres que Gmail clasifique las conversaciones. Puedes elegir entre Social, Promociones, Notificaciones y Foro. Si desmarcas todas los correos no se clasificarán e irán todos a Principal, que no se puede desmarcar. La última opción mostrará los mensajes destacados en principal (y en destacados) si está marcada o sólo en destacados.

Notificaciones. Marca en caso de que quieras que Gmail te avise cuando haya correos nuevos en esa cuenta. Desmarca en caso contrario.

Vibración y sonido de Recibidos. Elige qué sonido sonará cuando llegue un correo nuevo y si vibrará o no el móvil. También puedes configurar cada categoría y etiqueta con un sonido distinto. Finalmente puedes elegir que te notifique cada vez que llega un mensaje o sólo cuando no haya notificaciones pendientes. Véase que no te volverá a avisar hasta que no descartes la notificación anterior.

Firma. Es el momento de que incluyas la firma personal que se añadirá al final de cada mensaje que envíes. No permite más que texto limpio, sin colores, sin tipografía, sin tamaño, sin imágenes, sin HTML.

Respuesta automática. Aquí puedes preparar una respuesta que se enviará cada vez que recibas un correo, una vez cada cuatro días por remitente. Elige desde y hasta cuándo ha de estar activa. Escribe el asunto y el texto del mensaje. También puedes indicar si ha de responder a todos los remitentes o sólo a aquellos que estén en tu lista de contactos. Ten en cuenta que enviará una respuesta automática la primera vez que un contacto te envíe un mensaje y aunque te mande más no volverá a enviar la respuesta automática hasta que no pasen cuatro días o cambies el contenido de la respuesta. La respuesta automática no se dispara con los correos clasificados en Spam ni con aquellos dirigidos a una lista de distribución.

Sincronizar Gmail. Esta opción te permite elegir si quieres que Gmail sincronice con la versión web. Esto es que reciba nuevos correos automáticamente y replique en la web las acciones realizadas en el móvil. Acciones tales como etiquetar, borrar o archivar. La recomendación es evidente: Activarla. En caso de no tenerla activa hay que entrar en la aplicación, deslizar hacia abajo la vista de conversación y esperar a que actualice.
Días para sincronizar.Permite establecer un valor que se aplicará a las etiquetas que le indiques de sincronice pero no todo. Puedes darle cualquier valor entre 1 y 999 días.

Administrar etiquetas: Aquí te permite definir comporta


mientos diferentes para cada etiqueta o categoría.
Sincronizar mensajes. Elige si los mensajes de la categoría o etiqueta seleccionada se sincronizarán todos, sólo los de los últimos X días o ninguno. Siendo X el valor que hayas elegido en ajustes > cuenta > días para sincronizar. Los correos que se sincronicen los podrás consultar aunque no tengas acceso a Internet. Optimizar este parámetro para no sincronizar etiquetas o correos innecesarios supondrá un ahorro de batería y de almacenamiento.
Notificaciones de etiquetas. Permite indicar qué etiquetas quieres que produzcan un aviso y cuales no son relevantes y no quieres que te interrumpan. También considero que este parámetro hay que optimizarlo para evitar distracciones innecesarias. Los apartados aquí incluidos funcionan igual que sus homónimos en configuración de cuenta.Descargar adjuntos: Indica con este parámetro si quieres que cuando llegue un fichero adjunto lo descargue si estás conectado al wifi o no lo descargue hasta que abras el correo y pidas descargar.

Imágenes: Algunos correos llevan imágenes incrustadas, no cómo adjuntos (si no entiendes a qué me refiero abre cualquier correo de promociones). Gmail en lugar de descargar las imágenes te preguntará si quieres hacerlo. Las posibles respuestas son que las descargue esta vez. Que siempre descargue las de este remitente o que descargue todas siempre. Bien controlado este parámetro nos ahorrará tiempo y batería.

En los ajustes de la cuenta también hay un menú. Aparecen las opciones Gestionar cuentas y ayuda y sugerencias con las mismas funciones que en el menú de los ajustes generales.Entradas relacionadas

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