Un día empiezas a darte cuenta de que la administración de tu negocio no está funcionando todo lo bien que debería. Te faltan documentos y facturas, que creías saber dónde estaban, pero por alguna razón, han volado. Si has llevado a cabo un proceso de transformación digital, este problema probablemente se haya ido aminorando.
Pero todavía existen algunos riesgos cuando, en lugar de trabajar con un software gestión documental, vamos acumulando pdf y más pdf cuyo interior no siempre está claro si no llevas un método adecuado para su denominación.
Para algunas personas puede ser algo duro que, a pesar de estar creando cada vez más documentos online y tratando de ahorrar el máximo de papel, todavía surjan estos imprevistos. ¿Qué hacer cuando tu empresa pierde documentos y facturas? ¿Qué soluciones nos ofrece la nube para tratar de evitar este problema? Vamos a verlo.
Analiza el flujo de documentos de tu trabajo
¿Por cuántas manos u ordenadores pasan los documentos de tu negocio? Cuantas más personas tengan que visualizar o dar el ok a un documento, más fácil es que el documento se traspapele. Sí, exactamente igual que ocurre con el papel, puedes pasarte un buen rato buscando un archivo que te han mandado al e-mail y que no encuentras por ningún sitio.
Debes analizar y estandarizar la circulación de esos documentos entre los departamentos, de modo que siempre se siga el mismo sistema, y no que una vez te manden el archivo por e-mail, otras te lo suban al servidor, otro día te lo impriman en papel...
Utiliza un único sistema
La mejor manera de no tener que hacer copias de un mismo documento es que todos podamos acceder al mismo archivo, y modificarlo, sin necesidad de estar replicándolo.
Esto es especialmente importante cuando responsables de diferentes departamentos tienen que modificar dicho documento. Lo ideal es que cada cual pueda efectuar modificaciones y que éstas queden claras en el programa de gestión de documentos. Debe haber un historial de cambios, de modo que se pueda trabajar en línea bajo el mismo sistema.
No dejes que te den gato por liebre
Cuando diferentes personas tienen acceso a documentos, el problema puede venir de que alguien malintencionado se ponga a intentar modificar el documento sin permiso. Así es fácil que te puedan engañar, ya que si manejas cientos de documentos al día, a menos que tengas una excelente memoria, siempre es posible que algo se te pase.
Un buen programa de gestión documental impedirá que te cambien los documentos con intención de engañarte, ya que siempre podrás ver quién lo ha modificado y otorgar permisos a diferentes tipos de usuarios. Por el mismo motivo, nadie podrá borrar documentos que ya hayas subido a tu software.
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