9 Consejos para gestionar el correo electrónico de manera eficiente
El correo electrónico es una herramienta esencial en los negocios hoy en día.
Sin embargo, algunos comerciantes lo han convertido en una verdadera molestia llenando nuestras bandejas de entrada de spam. Además, por si fuera poco, amigos bien intencionados que no están tan ocupados como nosotros, no paran de enviarnos cantidad de información inútil, chistes rancios y enlaces a artículos irrelevantes.
Como resultado, a pesar de que la mayor parte de lo que recibimos cada día es bienvenido e importante para nuestro negocio, el e-mail ha adquirido una mala reputación.
Lo más curioso de todo es que, al mismo tiempo, el correo electrónico se ha convertido en una adicción socialmente aceptada. Es algo fácil de hacer que escoges cuando quieres procrastinar algo que supone un reto o que es agotador. Viene a ser parecido, en esfuerzo psicológico, a levantarnos y ver qué hay en la nevera, a fumar o a navegar por internet.
El revisar la bandeja de entrada es tremendamente seductor porque genera la emoción por lo desconocido. Quizás te ha llegado algo realmente interesante—un mensaje de alguien que te haría ilusión, un comentario que podría generarte problemas en las redes sociales—. Lo que es seguro es que será algo que hará que te distraigas y no hagas lo de deberías estar haciendo.
El cómo gestionar la enorme cantidad de e-mails que recibimos diariamente es la pregunta n º 1 de trabajadores en oficinas actualmente. En el caso del emprendedor en solitario, aún puede resultar más difícil, ya que al trabajar solos, hay que convertirse en un ninja del correo electrónico, ¡porque no hay nadie en quien puedas delegar!
Aquí te dejo 9 consejos, aplicables tanto para gestionar el correo que recibes, como para que tu mismo/a generes correos electrónicos de una manera responsable, y no se conviertan tampoco en basura en la bandeja de otra persona.
Se trata de que no dejes que se te acumulen las tareas de responder a ciertos asuntos, que son inicialmente fáciles y breves. Además, el factor tiempo puede hacer que la respuestas cambien de hoy a mañana. Hoy tienes la respuesta, y es una frase. Mañana tendrías que consultarlo y a ese e-mail ya no se contestará con una sola acción.
2. Coloca la parte más importante de tu mensaje en la parte superior para que la persona sepa exactamente lo que necesitas.
Más o menos significa que no te dejes lo interesante para el final. Escribe lo que solicitas —o deseas informar al principio— y luego desarrollas toda la argumentación o contenido. Quizás en otro tipo de redactados es más correcto argumentar primero y finalmente concluir, pero el objetivo aquí es informar, y no que se lean hasta la última linea. Todos lo hemos hecho, leemos el principio de un párrafo y si no interesa, igual ya no leemos más, o lo dejamos para luego porque es un tostón.
3. Utiliza listados con viñetas, numeraciones y espacios generosos entre párrafos.
Nuevamente, la finalidad es facilitar la lectura del mensaje a nuestro destinatario para que nos solucione un tema o realice una determinada acción, y de manera correcta. Si lo que solicitamos supone una serie de acciones secuenciadas o en etapas, es buena idea añadir listados de puntos o viñetas, o bien numerar cada paso o acción, tal y como estoy haciendo en esta entrada.
También es esencial separar correctamente las ideas en párrafos diferentes y bien espaciados. A veces abusamos de las frases subordinadas para intentar plasmar ideas de manera muy concisa, y lo que conseguimos es que nuestro lector tenga la sensación de estar leyendo un texto jurídico, más que un e-mail.
4. Asegúrate de volver a leer tu correo electrónico y de revisar la ortográfia antes de enviarlo.
Si estás enfadado/a, mejor guárdalo como borrador y lo revisas en unas horas. Las cosas, con un poco de tiempo para digerirlas, se gestionan mejor porque la impulsividad no es buena consejera. Además, no cuesta nada darle click al revisor de ortografía o releerlo con atención para revisar, no solo faltas de ortografía, sino errores sintácticos o de expresión que pueden generar acciones diferentes a las deseadas.
5.Utiliza una línea de asunto significativa que sea específica e incluya tanta información como sea posible.
Por ejemplo: “Seguimiento necesario para 20/01/2017” o “Factura incluida, por favor efectúe el pago”. No intentes hacer pareados ni ser creativo/a con las lineas del asunto. Cuanto más parecido a un telegrama, mejor.
6. Consume e-mails con moderación
Lo ideal es que bloquees unos minutos al día, solamente, para dedicarle a contestar a tu correo electrónico, con el fin de disminuir la probabilidad de “quedarte atrapado/a” respondiendo a los correos electrónicos y no avanzar en el resto de proyectos o rutinas necesarias. Para evitar la tentación, desactiva en la configuración de tu gestor de correo, todas las notificaciones que te lleguen por esta vía, así como los pop-ups en la pantalla.
7. Aplica la regla de los 3 correos.
Si prevees que un asunto puede “tardar” más de 3 correos electrónicos en llegar al resultado final, coge el teléfono y resuelve el tema en una breve llamada. A veces es necesario tener una conversación real, ya sea porque el tema es complicado o por todo lo contrario.
8. No utilices la bandeja de entrada para almacenar todos los correos electrónicos que hayas recibido. Elimínalos o muévelos a otra carpeta.
La bandeja de entrada tiene que quedar vacía cada vez que proceses los mensajes. Es decir, cada vez que decidas qué has de hacer con cada uno.
Unos los eliminarás directamente porque son spam, a otros quizás responderás con un breve “ok” y los deberías de eliminar también, otros requerirán respuesta y otros quizás contienen información que puede ser “referencias futuras”. Todos ellos deberían ser traspasados a carpetas nombradas según la categoría correspondiente, para gestionarlos en el momento que más convenga. Pero por supuesto, la bandeja de entrada de correo no ha de ser tu gestor de tareas.
9. Masterízate en tu gestor de correo para sacarle el máximo partido.
Dedícale unos minutos a investigar cómo funciona lo de asignar reglas, crear alertas o filtros para pre-etiquetar o categorizar los mensajes, de tal manera que los que tú consideras más importantes llamen tu atención, y los no deseados se eliminen de manera inmediata. Esta es una forma de automatizar sistemas, indispensable a la hora de optimizar tu tiempo y tus esfuerzos.
Si te interesaría conocer alguno más, y aún no te has descargado Mi minicurso “Inicia o Mejora tu pequeño negocio desde casa en 9 pasos”, te informo que dedico el capítulo 8 íntegro al tema de la gestión del correo electrónico. Si aún no lo tienes, puedes descargártelo aquí.
Espero que te hayan resultado útiles estos 9 consejos para gestionar el correo de manera eficiente. ¿Cuál te ha parecido más interesante?
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Carol
Sobre Carol García
Carol es Organizadora Profesional especializada en organizar oficinas de emprendedores y microempresas. Le encanta hacer lo que otros odian: organizar sus papeles y sus oficinas. Trabaja con autónomos y microempresas que son excelentes en sus oficios pero que se bloquean irremediablemente con la organización y necesitan un lugar donde trabajar, funcional y agradable que se adapte a su estilo organizativo. Carol trabaja con ellos y diseña nuevos sistemas de organización para su espacio, sus papeles, sus archivos o su tiempo, como un traje a medida. ¿Tienes un buen desorden? Llámala y estará encantada de arreglártelo: 633 33 01 71. Aunque los servicios presenciales son en Barcelona y alrededores, Carol también está disponible para servicios de consultas y charlas de forma virtual.
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