Cómo Crear una Newsletter Efectiva [Paso a Paso]

El newsletter es una de las herramientas más efectivas del comercio electrónico, pero debes aplicarlo correctamente.

En mis más de 10 años que llevo dedicándome al marketing digital, he aprendido que para crear campañas efectivas debes de tener buenas herramientas, ser contante y planificar cada uno de los movimientos.

Te voy a decir los Cómo Crear una Newsletter que sea realmente efectiva. Son 10 pasos que te garantizo que funcionan.

Cómo Crear una Newsletter realmente efectiva

PASO 1. Siempre debes comenzar por lo más importante: los datos

Antes de pensar en “cómo” vas a enviar tu boletín, debes pensar en él ” a quién”.

Con esto me refiero a que debes contar con una base de datos de las personas con las que quieres comunicarte por correo electrónico o que estén interesadas en tu producto o servicio.

Para enviar los boletines más relevantes que generen una mayor cantidad de interacción e ingresos, se necesita contar con una excelente base de datos.

Muchas empresas cuentan con las direcciones de correo electrónico de sus contactos guardadas dentro de una hoja de cálculo de Excel, pero muchas de ellas  en completo desorden.

También existen los casos en donde estos datos fueron capturados a través de correo electrónico en formato físico, por ejemplo por medio de formularios de solicitud, archivos de clientes, entre otros.

Ejemplo de formulario de suscripción para Newsletter

Independientemente de dónde se encuentren las direcciones de correo electrónico con las que cuentas, es importante acumularlas todas en una única hoja de cálculo limpia y organizada.

Debes tener todo esto listo antes de comenzar a enviar tu boletín a cualquiera de los contactos con los que cuentes.

También asegúrate que esta base de datos se encuentre segmentada lo mejor posible.

Por ejemplo, puedes poner un campo o columna en donde marqués o pongas un texto que identifique a las personas de diferentes formas como clientes potenciales, clientes actuales, clientes anteriores, etc.

El objetivo principal de tener un buen orden que puedas enviar el boletín apropiado a la persona adecuada en el momento adecuado y que cause buen impacto.

Cuando termines de acomodar tus datos, el resultado debe ser contar con una hoja de cálculo que contenga todos los datos ordenados y segmentados en un solo lugar.

Esta será tu lista de correo, la cual puedes cargar en la aplicación de marketing por correo electrónico de tu elección. De esto hablaremos más adelante.

Consejo: Necesitas permiso para enviar correos electrónicos a las personas

Recuerda que siempre antes de enviar cualquier tipo de correo necesitas del permiso de tus contactos para enviarles un boletín.

Al crear tu lista de correos, debes tener en cuenta las leyes de protección de datos y solo incluir en esta lista a las personas que han aceptado recibir tus comunicados.

PASO 2. Crea tu plan de contenido y programa el boletín

El siguiente paso es planear las comunicaciones con mucho cuidado.

Una buena idea es crear un “horario de comunicaciones electrónicas” que se puede hacer de la siguiente manera:

Tipo de contenido que se va a enviar en los boletines por correo.

A quienes se lo vas a enviar.

Establece una fecha de envío.
Puedes consultar esta planeación cuántas veces quieras durante todo el año, y siempre asegúrate de contar con todo el contenido necesario para publicarse.

Todo esto debe estar listo antes de la fecha de envío del boletín.

Hacer esto también te dará tiempo suficiente para pensar en nuevas ideas creativas para tus boletines, y asegurarte que su contenido logre que tus clientes y lectores confíen en tu marca.

Y como para este paso ya cuentas con la segmentación de tus datos con anticipación, lograrás enviar una newsletter al grupo correcto de contactos.

Consejo: Puedes usar una hoja de cálculo para hacer esto más fácil para todos los participantes

Lo más recomendable es crear una hoja de cálculo en línea compartida (por ejemplo en Google Drive)  que todos puedan usar, administrar y hacer actualizaciones del proceso.

Este archivo ayudará a todas las partes interesadas a estar informadas de cuándo se publicará el próximo boletín y les proporcionará todo el contenido necesario a su debido tiempo.

En este documento también se pueden agregar estadísticas u observaciones útiles sobre boletines anteriores.

PASO 3. Elige la gestor adecuado para enviar el boletín

Algunos propietarios de pequeñas empresas aún piensan que el enviar estos boletines significa compilar una lista de direcciones de correo electrónico luego copiarlas, pegarlas en cualquier herramienta de correo y enviar sin diseño alguno.

Hacer esto es una forma incorrecta de hacer las cosas por las siguientes razones:

Esto no permite enviar newsletter con el diseño apropiado y no lo hace ver profesional

Impide obtener mediciones de las estadísticas más importantes como las tasas de apertura y los clics dentro de los boletines.

Aumenta la probabilidad de que los correos electrónicos que envíes activen filtros de correos no deseados.

Significa que no estás utilizando las funciones adecuadas del marketing por correo electrónico como las respuestas automáticas o las pruebas divididas.
Por las razones anteriores y más, es una mejor idea utilizar una herramienta de marketing adecuada para enviar un boletín, una que permita enviar boletines de noticias HTML.

Los boletines HTML, como el nombre lo dice, utilizan código HTML para mostrar texto y gráficos de una manera atractiva.

También es probable que el contenido y diseño se muestren correctamente en los programas de correo electrónico.

Existen muchas herramientas basadas en web que se pueden utilizar para enviar boletines de tipo HTML como: Sendinblue, GetResponse, Aweber y MailChimp

Herramientas para enviar boletines

Todas las aplicaciones mencionadas anteriormente te permitirán:

Importar la base de datos que creaste al principio del proceso.

Hacer uso de una variedad de plantillas para crear boletines.

Enviar boletines electrónicos HTML adecuados para obtener la mayor probabilidad de entrega y aperturas.
Es importante que tengas en cuenta que estas herramientas no requieren conocimientos sobre código HTML para que puedas usarlas; por lo general, en estas herramientas usas un editor en donde solo debes arrastrar y soltar los elementos para diseñar tu boletín.

Crear un boletín en Mailchimp

Nota: Elige herramientas fáciles de usar que permita complementarse con otras formas de comunicación.

En lo personal me gusta el sistema de Sendinblue debido a que tiene un plugin de newsletters para WordPress que me permitió crear mis formularios e integrarlo de forma muy sencilla en mis sitios.

Recuerda que cada caso es único, por ello debes evaluar cada herramienta que recomendé en la parte de arriba para averiguar cuál es la que mejor te funciona.

 

PASO 4. Elige o diseña una plantilla para tu boletín electrónico

Una vez que hayas decidido qué aplicación usarás para realizar tu boletín debes determinar el diseño que este tendrá.

Lo bueno de cada una de las herramientas que te mencione anteriormente, es que todas te ofrecen soluciones como una amplia gama de plantillas que puedes utilizar como punto de partida para el diseño final que tendrán tus boletines.

Una vez que hayas elegido una de las plantillas, puedes modificarla con el editor que te proporciona la aplicación. Solo debes arrastrar y soltar los elementos que necesites para que el contenido del boletín coincida con tu marca.

Cuando hayas terminado tu diseño puedes guardarlo y reutilizarlo como una plantilla propia para futuros boletines.

Aquí unos ejemplos de las plantillas:

Ejemplos de las plantillas para newsletter

Si crees que tus habilidades como diseñador no son buenas, puedes considerar contratar a un diseñador profesional para que haga la plantilla para tu boletín electrónico.

¿Necesitas gráficos o solo con texto?

Algo importante de mencionar es que no es necesario que ocupes plantillas con muchos gráficos.

En ocasiones las plantillas con textos simples o correos electrónicos normales, funcionan bien, debido a que puede considerarse más personal y menos publicitario e invasivo.

Curiosamente en la actualidad muchos de los principales gurús del marketing digital usan plantillas basadas en texto para enviar sus boletines, ya que los encuentran más efectivos.

PASO 5. Agrega formularios de registro en tu sitio web

Todas las herramientas para el marketing por correo electrónico te permiten agregar formularios de registro de forma fácil para que puedas agregar más contactos a tu lista de correos a través de tu página web.

Por lo general para agregar un formulario solo necesitas tomar un fragmento de código que la misma herramienta te proporciona y agregarlo como un bloque HTML dentro del sitio web.

Agregar un formulario a tu web siempre será una de las mejores cosas que puedes hacer para incrementar tu lista. Puedes ponerlo fijo en lugar, en diferentes página o en un cuadro emergente para que aumentar la posibilidad de suscripciones.

Aunque en ocasiones las ventanas emergentes pueden ser un poco molestas pueden llegar a ser efectivas.

En la siguiente imagen podrás ver un ejemplo de ventana emergente en una web newsletter

Ejemplo de ventana emergente en una web newsletter

Sin embargo, debes tener cuidado con las ventanas emergentes en los dispositivos móviles, debido a que Google puede penalizar a los sitios que las usan de tal manera que puede afectar negativamente la usabilidad.

Cuando agregues los formularios a tu web, trata de siempre explicar los beneficios de unirse a tu lista.

Por ejemplo en lugar de usar un llamado a la acción sencillo como “Unirse a mi lista de correo”, explica por qué los visitantes del sitio deben suscribirse.

Ejemplo de un formulario ubicado estratégicamente en una web

Dependiendo de los servicios de redes sociales que utilices, también es posible agregar formularios o botones de registro dentro de estos perfiles.

Puedes agregar tu formulario en donde puedas o creas posible que funcionará. En el caso de que no puedas agregarlo puedes incluir un enlace que envíe a las personas a donde puedan unirse a tu lista.

Consejo: Intenta agregar un botón de ‘llamada a la acción’ en tu perfil de Facebook que se vincule a la página donde se encuentra el registro dentro de tu sitio web.

PASO 6. Utiliza páginas de aterrizaje (landing page) 

Si eres de los que utiliza anuncios en línea para incrementar tu lista de correos, asegúrate de que las páginas de destino que usas para tus campañas sean lo más sólidas y funcionales posible.

Cuando alguien haga clic en un anuncio, debe ser dirigido a una página que lo anime a realizar una acción específica, que en este caso es que se registren en tu lista de correos.

A grandes rasgos esto significa que debes crear páginas de destino o aterrizaje (landing page).

Estas no deben contener ninguna clase de barras de navegación o enlaces a otras partes del sitio, solo se debe concentrar en llevar al visitante a suscribirse.

Algunas herramientas como GetResponse y Mailchimp, cuentan con creadores de páginas destino, pero lo ideal es que puedas crearla dentro de tu propio sitio web.

PASO 7. Haz pruebas de tus boletines con cuidado

Para este paso ya debes contar con lo siguiente:

Una base de datos limpia y ordenada.

Un horario de comunicaciones (horario para enviar los boletines).

Una herramienta o aplicación de marketing por correo electrónico.

Una plantilla o diseño de boletín.

Formularios de suscripción y páginas de destino (landing page).
Ya que tienes esto es hora de comenzar a enviar algunos boletines electrónicos, pero es importante enviarlos de la mejor forma posible para ello necesitas hacer pruebas, para hacerlo correctamente sigue estos tres pasos.

1.- Verifica que tu boletín llegue de manera segura

La primera prueba que hay que hacer es asegurarte de que el boletín llegue de forma segura a las bandejas de entrada, es decir, que tu correo no termine en la carpeta de Spam.

La mayoría de las aplicaciones permiten enviar versiones de prueba de tu boletín, usa esta función para realizar pruebas a los diferentes tipos de cuentas de correo electrónico como Gmail, Outlook, Yahoo, etc.

Estas pruebas sirven para asegurarte de que lo que envías se ve y llega bien y que no está siendo marcado como  basura.

2.- Prueba de boletines en diferentes programas de correo electrónico.

Es importante siempre realizar pruebas a los boletines en diferentes programas de correo electrónico antes de enviarlos. Esto asegura que tu correo llegará adecuadamente a tus suscriptores.

Algunas aplicaciones cuentan con una puntuación de spam para cualquier boletín que hayas creado.

Esta herramienta indica qué tan grandes son las posibilidades de que  el boletín termine en la carpeta de spam

Por lo general, con este resultado se te dan algunas sugerencias sobre cómo mejorar el boletín y así maximizar las posibilidades de una entrega segura.

3.- Verifique que su boletín electrónico se muestre correctamente

La forma en que se muestran los boletines electrónicos puede variar, pues en ocasiones puede que un correo electrónico se vea muy bien en Outlook y verse muy mal en Gmail, o la versión de escritorio de un mensaje puede verse muy bien, mientras que la móvil puede estar desordenada.

A lo largo de los años las aplicaciones de marketing a través del correo electrónico han evolucionado y lo que leíste antes actualmente puede ser solo un problema menor, pero aún pueden surgir problemas en donde no comprendas el contenido del boletín.

Por esto siempre prueba tus diseños de boletines en diferentes dispositivos, especialmente en teléfonos inteligentes y tabletas.

Siempre verifica que tu mensaje se muestre bien en cualquier dispositivo y programa de correo electrónico y haz los cambios necesarios a tu plantilla según lo requiera antes de enviarlo definitivamente.

4.- Realiza pruebas divididas

La prueba dividida o también conocida como prueba A / B, no es más que probar enviar diferentes versiones de tu mensaje con una muestra de información antes de enviarla a tu lista de correos.

Por ejemplo, puedes crear tres versiones diferentes del mismo boletín con un asunto diferente, enviarlo a un grupo de personas seleccionadas de tu base de datos y en unas horas podrás identificar cuál fue el asunto que tuvo más aperturas.

Después de hacer la prueba ya podrás enviarlo a toda  tu base de datos.

Ten en cuenta que realizar las pruebas divididas vale la pena si tu lista de contactos es relativamente grande.

Si solo cuentas con unos pocos es posible que las pruebas divididas no generen los resultados esperados y no sean útiles.

Consejo: Aprovecha al máximo las pruebas

No te limites al realizar las pruebas de tu boletín. También puedes hacer diferentes formularios de registro de prueba o de las páginas de destino (landing page) para ver cuáles generan una mayor cantidad de suscriptores.

PASO 8. Mide el éxito de tu correo

La mayoría de las herramientas para crear boletines electrónicos vienen con una funcionalidad de informes completa, por ejemplo después de enviar un boletín puedes acceder a estadísticas que miden su rendimiento.

De la información proporcionada por las estadísticas se debe tener en cuenta lo siguiente:

Tasas de apertura

Tasas de clics

Tasas de cancelación de suscripción
Ejemplo de Reporte de estadísticas en Mailchimp

Puedes usar estas estadísticas para desarrollar mejores boletines que generen más conversiones en un futuro, como por ejemplo:

Puedes notar que en ciertos tipos de encabezado hay más tasas de apertura y con esta información puedes crear otros similares.

También es posible que descubras que los botones generan más clics en tu web que los enlaces de texto o al revés.

Aquí podrás notar que ciertos temas en los correos y boletines pueden provocar tanto cancelaciones de suscripción o nuevos lectores, de esta forma evitaras enviar malos contenidos y crear mejores.

Utiliza toda la información que te proporcionan las estadísticas a tu favor, te ayudará a mejorar tus campañas.

PASO 9. Aprovecha al máximo las respuestas automáticas y la automatización de envío

Un gran método para enviar boletines electrónicos consiste en las respuestas automáticas o también llamadas campañas de goteo, esto se refiere a enviar correos de forma automática que se pueden programar con anticipación.

Esto para que cuando alguien se registre, reciba automáticamente los mensajes de su elección, a intervalos de tu elección, por ejemplo:

Con la automatización un suscriptor recibirá un mensaje de bienvenida inmediatamente después de registrarse; una oferta especial una semana después; un estímulo para seguirte redes sociales y así sucesivamente.

Si las utilizas de manera creativa y cuidadosa, las respuestas automáticas te permitirán diseñar una estrategia que mantenga a los suscriptores comprometidos y puedas generar más ventas de tus productos y servicios.

Este es un ejemplo del proceso para la automatización de tu newsletter:



Recientemente, algunos de los principales proveedores de aplicaciones de marketing por correo electrónico han llevado la funcionalidad de respuesta automática a un nuevo nivel más sofisticado.

Estas proporcionan una funcionalidad de automatización de marketing que permite utilizar las acciones del usuario para activar los correos electrónicos.

Puedes indicarle a la aplicación que envíe automáticamente un correo electrónico de seguimiento si un suscriptor:

Compra un producto

Abre un correo electrónico en particular

Hace clic en un enlace en particular

Visita una página web o tienda en línea  en particular
Algunas herramientas incluso permiten mover a un suscriptor a lo largo de un canal de ventas de CRM de forma automática si toman una acción en particular.

PASO 10. Que compartir tus boletines sea fácil

La mayoría de las herramientas para enviar boletines te permiten agregar la opción de “reenviar a un amigo” o botones para compartir en redes sociales tus boletines electrónicos, ¡Agrégalos!

Esto ayudará a que tu contenido y ofertas tengan más posibilidades de ser vistos por una audiencia fuera de tu lista de correo.

También puede resultar en que nuevas personas se unan a la lista como resultado de esta actividad.

Finalmente: sige las mejores prácticas, cada vez que creas o envías un nuevo boletín electrónico, asegúrate de:

Obedecer la ley y de no comunicarte en exceso con tus suscriptores.
Si no sigues esto puedes arriesgarte a una tasa de cancelación de suscripción más alta.

En el peor de los casos puedes enfrentar la suspensión de tus cuentas en la aplicación, al igual que multas y acciones legales.

Hay siete cosas importantes que debes hacer para seguir las mejores prácticas y claramente la ley:

Cuando captures direcciones de correo electrónico, deja claro en los formularios y páginas de destino que las personas se están suscribiendo a una lista de correo.

Agrega una política de privacidad en tu sitio web y también coloca un enlace al lado de cualquier formulario de registro.

No envíes spam: Siempre debes asegurarte que cualquier persona dentro de tu lista se haya suscrito por voluntad.

No contactes de más: Es importante dejar espacios decentes entre los mensajes para no saturar a tus contactos.

Envía contenido relevante e interesante a tus contactos, esto minimizará las bajas.

Facilita la cancelación de la suscripción a las personas.

Agrega una firma de correo electrónico al final de tus mensajes; esto puede reforzar la identidad de tu marca y genera confianza.

Y lo más importante debes conocer la ley de protección de datos para evitar problemas con tus contactos.

Conclusión 

Espero que esta información haya sido de utilidad, así como estos consejos sobre cómo crear un boletín y mejorar tu marketing por correo electrónico.

Recuerda un newsletter es una estupenda herramienta para estar en comunicación con tus clientes, brindarles contenido de valor, fidelizarlos y venderles, pero debes hacerlo de forma correcta.

Si quieres saber más sobre estrategias de marketing puedes aquí te dejo los siguientes artículos:

¡Nos leemos la próxima!