Los oficinistas también podemos sacarle partido a sus beneficios y ventajas para facilitarnos tareas rutinarias y en éste artículo te explicaremos cómo.
¿Qué son los Formularios de Google?
Son una herramienta gratuita proporcionada por Google, el cual se encuentra dentro del paquete de herramientas que nos proporciona Google Drive.
La podemos utilizar para crear encuestas que recopilen información de manera fácil y rápida, para posteriormente analizarla con las funciones que vienen integradas.
¿Cómo creo una encuesta en Google Forms?
Debemos poseer una cuenta de Gmail. En caso de no tenerla es muy fácil crearse una.
Vamos a Google Drive > Nuevo > Más > Formularios de Google.
Empezamos a jugar con las opciones!
Tipos de campos disponibles para la encuesta
Google se ha esmerado para darnos un abanico de posibilidades más que suficiente para el ingreso de datos. Entre las opciones que tenemos están:
Títulos, subtítulos y descripciones.
Preguntas de respuestas breves y largas.
Preguntas de opción múltiple, casillas de verificación y listas desplegables.
Preguntas de escalas de valores (1 a 5, por ejemplo)
También existen otros tipos de campos más avanzados como las cuadrículas de valores o más descriptivos, como las imágenes.
Cabe señalar que la potencia de Google Forms se ve incrementada exponencialmente si hacemos uso de los add-ons o complementos que la comunidad crea y comparte con otros usuarios.
¿Dónde se guarda la información recopilada con las encuestas?
Todo lo anterior no tendría mucha utilidad si la información recopilada fuera díficil de manejar, pero afortunadamente con Google Forms no es así, ya que los datos se terminan almacenando en una práctica Hoja de Cálculo de Google.
Esta función la podemos configurar nosotros en el apartado “Respuestas” > “Seleccionar destino de las respuestas”, en el cual se debe indicar si los datos van a una tabla existente o bien, creamos una desde cero.
Ya ahí, los datos se pueden manipular como si fuese una hoja de Excel local, realizando sobre ellos todo tipo de ajustes, ordenamientos, creación de gráficos, etc.
¿Cómo presento los resultados de las encuestas rápidamente?
Para ver gráficamente las respuestas obtenidas tenemos dos opciones:
Creamos gráficos basados en los datos recopilados en la hoja de cálculo de Google en la misma aplicación o bien, en una aplicación externa, como puede ser Microsoft Excel si nos sentimos más cómodos.
Utilizamos la función de Google Forms de mostrar resultados rápidos al activar el campo “Mostrar respuestas anteriores”.
Ventajas de los Formularios de Google
Visto lo anterior, podemos decir que esta posibilidad de realizar encuestas online supera en varios puntos a los medios tradicionales de encuestas impresas y las razones están a la vista:
Ahorro económico al no tener que imprimir documentos ni tampoco realizar gastos de logística para encuestar a personas que se encuentren a una distancia considerable.
Una mayor versatilidad a la hora de recibir respuestas gracias a los distintos tipos de campos ofrecidos por la aplicación.
Mayor comodidad para los encuestados a la hora de ingresar sus respuestas, ya que pueden hacerlo en una interfaz amigable, no importando el dispositivo en que se encuentren (computador de escritorio, tablet, teléfono móvil, etc.).
Los datos recopilados quedan en un lugar seguro dentro de la nube de Google.
Se impide el ingreso de datos falsificados al activar opciones como la de una sola respuesta por cada correo electrónico participante.
Podemos obtener información al instante y también medios de presentarla nada más se empiezan a ingresar los resultados.
Revisa este buen tutorial de Google Forms para principiantes.
Usos en la oficina para las encuestas de los Formularios de Google
Esta genial aplicación online nos puede ser extremadamente útil en nuestro diario vivir para apurar procesos que habitualmente tardan en completarse y requieren al recopilación de información.
Por ejemplo, podemos utilizar estas encuestas para:
Conocer la satisfacción de los usuarios participantes de una capacitación.
Recopilar información de una gran cantidad de empleados para actualizar sus fichas personales.
Ponerse de acuerdo con la fecha y hora en la cual realizar un evento y de esta forma todos puedan asistir.
Cabe señalar que este tipo de encuestas son vistas en general como “informales”. Por ende, si se busca algo más serio y elaborado lo mejor es recurrir a soluciones externas donde se pueda personalizar el objeto de manera más drástica para adaptarlo a nuestra marca.
Es así como diseñadores gráficos crean formularios que están a tono con el branding de la empresa, profesionales de Prestashop, WordPress, Joomla u otro CMS nos crean encuestas integradas en la web o bien, imprentas se encargan de emitir formularios de corte más formal que evidencien la importancia de los datos a recopilar.
Puedes aprender a crear una encuesta sencilla en este práctico videotutorial.
Conclusión
Definitivamente los Formularios de Google son una herramienta que muchos estaban esperando y de la cual solo existían opciones de pago, limitadas o de pésima calidad.
Como usuarios es importante aprender las distintas funciones que esta herramienta nos ofrece, conocer sus fortalezas, debilidades, trucos y experimentar el uso de complementos.
Si bien no es algo que usemos día a día, en más de una ocasión los conocimientos que tengamos de Google Forms nos pueden salvar en nuestro trabajo de oficina.
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Fuente: este post proviene de Oficientes, donde puedes consultar el contenido original.
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