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Cómo hacer un correcto control de stock en una e-commerce

¿Quieres evitar tener productos obsoletos o caducados en tu stock, o que se produzca una rotura de stock en tu e-commerce? Son problemas habituales que se pueden evitar con medidas sencillas. En este post te contamos cómo hacer un correcto control y dar un mejor servicio a tus clientes.




¿En qué consiste el control de stock de una e-commerce?

El control de stock supone el uso de una serie de medidas que van a servir para saber en todo momento qué productos tienes en stock, qué cantidades, en qué estado se encuentran y cuándo caducan (en su caso).

El control de stock supone conocer varios aspectos:

Productos disponibles.

Número de productos.

Fecha de adquisición.

Localización concreta en el almacén.Conocer todo lo anterior, te permitirá alcanzar un buen equilibrio entre lo que vendes y lo que compras.

¿Por qué es importante hacer un correcto control de stock?

En el momento en que comienzas a gestionar de forma correcta tu stock, puedes beneficiarte de ventajas como las siguientes:

Ahorro de costes porque se reducirá el gasto por el uso del almacén y por el personal que lo gestiona. El dinero que ahorres lo podrás destinar a otras medidas como a promocionar productos obsoletos o a punto de caducar.

Optimización del espacio, de manera que todo esté en su lugar, sea localizable y no falte ni sobre espacio.

Aumento de las ventas ya que si tienes tus productos controlados estarán siempre disponibles para el caso de que alguien realice una venta.

Incremento de la satisfacción del cliente, porque lograrás darle lo que necesita, cuando lo necesita puesto que el servicio que prestes será mejor.

Simplificación de las tareas administrativas. Aunque el control de stock supone un esfuerzo diario, evita problemas en el futuro que implican tiempo y más acciones a realizar.

Evitar pérdidas y robos. Controlar lo que tienes en stock te ayuda a detectar lo que falta y a evitar que se pierdan cosas o que se produzcan robos sin que te des cuenta.

Pasos a seguir para hacer un control de stock

Empezar a realizar un control de stock, es fundamental para lograr las ventajas que hemos descrito en el anterior apartado. Los pasos a seguir pueden ser los siguientes:

Fija objetivos concretos para tu caso. Todas las e-commerces quieren cubrir de forma solvente su demanda, pero puede que tu sector tenga necesidades especiales que debas considerar a la hora de establecer objetivos.

Analiza la situación inicial. Para cualquier tarea relacionada con el stock debes controlar de qué situación partes, de manera que detectes los errores y puedas corregirlos.
Utiliza un software para control de stock. La tecnología debe ir de la mano del control de stock para facilitar el trabajo y optimizar los recursos. Con un software de control de stock podrás automatizar tareas como:

Registrar las entradas y salidas de productos.

Consultar las unidades existentes.

Realizar pedidos automáticamente cuando se esté terminando un producto para mantener unos mínimos.

Localizar errores en el stock.

Etiqueta cada artículo. Las etiquetas son fundamentales para controlar tus artículos y saber en todo momento todo lo que necesites.

Haz inventarios periódicos. No basta con tener un software tendrás que controlar el stock periódicamente para no comenter fallos.

Anticípate a la demanda. Es importante que estudies las ventas de tu e-commerce para saber cuándo hay más demanda y estás preparado para evitar roturas de stock.

Manten un stock de seguridad. De esa forma podrá seguir dando servicio en caso de supuestos inesperados.

¿Qué problemas se pueden dar cuando no haces un control de stock?

No llevar un control de stock adecuado puede producir diversos problemas en tu e-commerce como los siguientes:


Saturación del almacén. Si no controlas tu almacén puede que acumules muchas unidades de un mismo producto o pieza, de forma que estarás ocupando un espacio que podría servir para otro material.

Falta de disponibilidad o rotura de stock. Se produce cuando hay una demanda alta de un producto y no se encuentra en stock.

Pérdida de tiempo, porque se utiliza para buscar materiales o productos que no localizas.

Mala atención al cliente. Si tu e-commerce no puede entregar el producto que ha comprado a un determinado cliente, tu reputación se verá afectada porque estarás dando un mal servicio.


El dropshipping como una alternativa al stock

La solución al control de stock no solo pasa por tomar todas las medidas que hemos visto, sino también por ver más allá y utilizar métodos alternativos al almacén. Estamos hablando del dropshipping.

Básicamente, el dropshipping consiste en la venta a través de internet sin tener los productos en stock, sino que mediante acuerdos con mayoristas o fabricantes serán estos quienes entreguen el producto al cliente.

De esta forma, tanto tu e-commerce como el mayorista o el fabricante se benefician. Tú porque ahorrarás todos los costes del almacén y evitas todos los problemas que conlleva, y el mayorista o fabricante porque recibirá una comisión sobre el precio del servicio y podrá vender más sin tener una tienda online.

Básicamente, el sistema funciona de la siguiente manera:

El cliente compra el producto en tu e-commerce.

Tanto tú como el mayorista o el fabricante, recibís una notificación sobre la compra.

El mayorista o fabricante envía el producto directamente al cliente.

Tú le pagas al mayorista o fabricante un porcentaje sobre el precio previamente pactado.

Tal y como has visto es una forma sencilla de evitar los inconvenientes de tener un almacén pero debes pensar que estarías dependiendo de un tercero para dar un buen servicio al cliente, con todos los problemas que ese aspecto puede dar.

En cualquier caso, si tu decisión es tener un almacén, es fundamenta el control para que tu e-commerce de una buena imagen, tenga una excelente reputación y tus clientes te recomienden y vuelvan a comprar.

Alejandro Betancourt

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