Lo primero que debes saber es que el recurso que utiliza un periodista para obtener la información es la entrevista. Es decir, pregunta a sus fuentes para obtener los datos. Eso no significa que la pieza final sea una entrevista, al menos no siempre es así.
Por eso mismo, como fuente de información debemos prepararnos para la entrevista en medios. Incluso aunque al final la pieza periodística sea un reportaje junto a otras empresas, una columna, un breve, etc.
En cualquiera de estos casos tus palabras como fuente de información pueden ser citadas por el periodista. Por eso es clave prepararse para explicar las cosas tal y como queremos decirlas, ¿no crees? Veamos cómo prepararnos para una entrevista –o una aparición– en medios de comunicación.
El portavoz de la empresa
Una aparición en medios genera confianza a los potenciales clientes, pero también humaniza una marca, especialmente en las entrevistas, dónde quién da las respuestas es una persona física.
Si echas un vistazo a entrevistas a pequeñas empresas, el portavoz es casi siempre el CEO, el fundador o el director. Y es importante que esta figura sea constante en las apariciones en medios, ya que los clientes le reconocerás como miembro de tu empresa. Si cada vez hace la entrevista una persona diferente puedes entrar en contradicciones, en uso de diferentes frases, explicaciones, e incluso diferentes datos.
Lo ideal es que el portavoz y cabeza visible de la empresa sea alguien con cierto rango. No es lo mismo entrevistar a los fundadores o al CEO, que a un programador o a un analista de marketing. Por una parte porque tienen clara la visión de la empresa y conocen todos los aspectos de la empresa, los retos que se plantea el negocio y el entorno del sector.
¿Cómo ha surgido la entrevista?
Otra cosa que debes tener en cuenta a la hora de preparar un encuentro con medios es el cómo hemos llegado hasta este punto. Es decir, no es lo mismo una entrevista buscada por nosotros mismos (nosotros contactamos al medio o al periodista ofreciendo una entrevista o un tema) que un periodista nos llame con la idea de una pieza ya en mente. Del mismo modo que no es lo mismo una aparición en un medio generalista que en uno especializado o del sector.
En este sentido, siempre nos será muy útil preguntar sobre qué versará la entrevista o la pieza para poder prepararla con antelación de forma adecuada. Si no preguntamos podemos interpretar que es sobre el nacimiento de nuestra empresa. En tal será un desastre si después se centra en el contexto y futuro del sector.
¿Qué debemos saber del medio o del periodista?
Cuanto más sepamos del medio de comunicación dónde nos van a publicar mejor. Lo mismo ocurre con el periodista. La información es poder, y cuantos más datos tengamos, mejor podremos prepararnos para la entrevista en medios.
Nombre del periodista y medio de comunicación
Sector: Identificar si es un medio generalista, es especializado, o incluso en qué sección del medio va a aparecer
Trabajos anteriores: Es importante conocer sobre qué ha escrito el periodista. Si va a hablar de una start-up, ¿cómo son sus piezas sobre start-ups? También conviene comprobar la línea editorial del medio. Si eres una empresa ecológica, y el medio no apoya la sostenibilidad y las renovables, debes modular tu mensaje para este tipo de medio o no te tomarán en serio.
Tipo de pieza. No es lo mismo un reportaje que una entrevista, intenta averiguar cómo va a ser la pieza periodística para poder dar unas respuestas u otras.
Duración: ¿Cuánto tiempo va a durar? Si por ejemplo es una entrevista en televisión o en radio es importante saber si tienes 2 o 25 minutos. Tus respuestas no serán las mismas dependiendo del tiempo de que dispongas.
Emisión/publicación de la información: Estar atento a cuando se publica el artículo o reportaje es clave. Así podrás darle difusión en tus propios canales y aumentar el impacto.
¿Cómo preparar la entrevista en medios?
Como os decía antes es importante saber cuál es el medio y el periodista que va a escribir sobre nosotros para poder preparar la información y adaptarla.
Pero también es muy importan de darle información básica sobre ti y sobre la empresa para que pueda preparar la entrevista en medios. Piensa en el tiempo que puedes ahorrarte si el periodista ya conoce qué haces y cómo funciona tu empresa. Son preguntas que evitarás y pasarás directamente a las preguntas interesantes.
Al ponernos manos a la obra lo importante es hacerte un listado de posibles temas y preguntas que se podrían hacer. Y después proponer las respuestas que encajarían. Pero también los 2 o 3 mensajes o valores que quieres transmitir en intenta integrarlos en tu discurso.
También es importante no simplificar demasiado las respuestas, pero sí intentar formular respuestas simples a preguntas complejas, especialmente para medios generalistas. En el caso de que el medio sea especializado, sí que podemos usar tecnicismos y una jerga más específica, ya que el lector conocerá mejor que dé hablamos.
Si es posible puedes ten preparado contenido adicional y de apoyo como imágenes, videos o audios para apoyar el contenido del periodista. Cuando te hacen una entrevista en prensa escrita es probable que el periodista necesite una foto del entrevistado.
Si tienes una sala de prensa virtual, envíale el enlace para que pueda acceder a todos esos contenidos. Si todavía no la has creado piensa en crearla.
Y si nunca te han hecho una entrevista en medios y estás nervioso, haz una prueba en la oficina con tu responsable de comunicación para practicar. Siempre es mejor no memorizar nada, pero si conocer la información que queremos dar.
¡Bien, he salido en los medios!
Aquí no acaba el viaje. Intenta leer la entrevista a fondo, ¿Qué ha escrito el periodista? ¿ha captado los mensajes que tu considerabas importantes? ¿Ha malinterpretado algo? El caso es hacer autocrítica para mejorar y hacerlo mejor la próxima vez.
¿No sabes cómo enfrentarte a un reto como este? ¿Necesitas ayuda para la comunicación de tu negocio? Recuerda que puedes escribirme a través de mi página de contacto.
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Fuente: este post proviene de Blog de Ana Mocholi, donde puedes consultar el contenido original.
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